Cos’è una data room virtuale?

Se la tua azienda trasferisce o archivia online qualsiasi tipo di informazione commerciale riservata, c’è uno strumento che devi conoscere: le data room virtuali. 

Le data room virtuali, note anche come data room online, virtual deal room o semplicemente VDR, sono piattaforme software in cui è possibile archiviare e condividere documenti sensibili in tutta sicurezza. In questa pagina, potrete saperne di più su:

• come funzionano le data room virtuali
• perché la tua azienda dovrebbe provare a utilizzare una data room virtuale
• le differenze tra data room fisiche e virtuali
• in che modo le  VDR sono diverse dalle soluzioni di cloud storage
• quali sono i settori che utilizzano maggiormente le data room virtuali
• quali processi aziendali sono facilitati dall’uso delle data room virtuali
• vantaggi specifici dell’utilizzo delle VDR

Che cos’è una data room virtuale? 

Come sai, una VDR è uno spazio online sicuro per la condivisione di informazioni sensibili. Approfondiamo ora questa breve definizione ed entriamo nel merito delle data room virtuali.

Come funziona una data room virtuale?

Alcune piattaforme di data room sono in cloud, ovvero si trovano nei server dei fornitori di data room. Queste data room non richiedono l’installazione di alcun software sui tuoi dispositivi. Per lavorare all’interno della data room virtuale, basta aprire il browser, digitare l’indirizzo del sito web della VDR ed effettuare il login.

Altre data room virtuali sono software che devono essere scaricati e installati su computer desktop o dispositivi mobili, talvolta su entrambi. Quando si ha bisogno di lavorare nella data room online, si apre l’applicazione e si accede.

Una volta effettuato l’accesso alla data room virtuale, in genere viene visualizzata una dashboard che mostra i progetti su cui si sta lavorando e le notifiche delle attività degli altri utenti. Se sei l’amministratore di una data room, puoi eseguire centinaia di azioni diverse, ad esempio:

• caricamento di nuovi file 
• eliminazione di informazioni da un documento
• revoca dell’accesso di un utente
• condivisione di documenti con nuovi utenti
• consultazione di report analitici sull’attività degli utenti
• filigrana dei documenti

Se sei un utente della data room virtuale ma non un amministratore, puoi visualizzare cartelle e file e potrai modificare, commentare, stampare e scaricare documenti, in base alle tue autorizzazioni.

Queste sono le basi del funzionamento di come funzionano le VDR. E per quanto riguarda il dove? Dove vengono memorizzati esattamente i tuoi dati quando li carichi in una data room virtuale?

Dove vengono archiviati i dati in una data room virtuale? 

Quando si caricano file riservati su una data room virtuale, le informazioni vengono inviate ai server del fornitore della data room e lì archiviate. Se poi condividi questi file con un collega e questi li scarica sul suo dispositivo, le tue informazioni vengono memorizzate anche sul suo dispositivo, ma ne avrai ancora il pieno controllo. 

Hai letto bene: per garantire la sicurezza dei dati, la maggior parte delle data room virtuali offre agli amministratori la possibilità di decidere per quanto tempo un singolo utente può archiviare ogni specifico file nel proprio dispositivo. Grazie a funzioni come la distruzione remota e la scadenza automatica, gli amministratori possono essere certi che nessun utente archivierà in modo permanente documenti sensibili nel proprio computer.

Quanti dati posso archiviare in una data room virtuale?

Le sale dati virtuali sono progettate per consentire agli amministratori di archiviare e condividere grandi volumi di dati. In linea di principio, puoi archiviare nella tua data room virtuale tutti i dati di cui hai bisogno. In pratica, ciò dipende dal fornitore di data room virtuale scelto e dal piano utilizzato.  

La maggior parte dei fornitori offre piani con un limite di spazio di archiviazione e piani più costosi con spazio di archiviazione dati illimitato, in modo da poter scegliere quello che meglio si adatta alle tue esigenze.

La mia azienda dovrebbe provare a lavorare con le data room? 

Se la tua azienda condivide o conserva qualsiasi tipo di informazione sensibile, dovresti assolutamente provare a utilizzare i servizi di un fornitore di data room. È virtualmente impossibile che i dati trapelino da una data room virtuale.

Ma oltre a garantire la massima sicurezza, una data room virtuale riduce anche il tempo e il denaro che il tuo team spende per la gestione dei file: aggiornamento dei documenti, stampa di nuove versioni, rilegatura, spedizione, organizzazione degli archivi, ecc.

Una data room virtuale aiuta le aziende a gestire documenti riservati per progetti temporanei, come un processo di M&A o di due diligence, ma anche per il lavoro di routine. La collaborazione è più facile non solo quando ci sono decine di parti interessate, centinaia di documenti e informazioni altamente sensibili, ma anche quando si deve discutere la di un evento con sei persone e non si vuole che la versione di lavoro trapeli.

Puoi anche utilizzare una data room online per condividere i file di tutti i giorni con i tuoi partner esterni e i collaboratori interni, quando devi essere sicuro che tutti abbiano le versioni più recenti e quando vuoi sapere chi ha effettivamente letto il documento e chi no.

Le data room aiuteranno inoltre la tua azienda a essere pronta per qualsiasi evento: dal momento che tutti i file sono organizzati e pronti per il lavoro, non impiegherai più di qualche minuto per controllare se tutto è a posto e se devi aggiornare qualche documento prima di un evento aziendale o di una riunione strategica. E si può passare subito alla collaborazione con terzi.

Qual è la differenza tra data room fisiche e virtuali? 

Che cos’è una data room fisica?

Una data room fisica è una stanza sicura in cui vengono conservati e scambiati documenti riservati e a cui hanno accesso solo le persone autorizzate. 

Le sale dati fisiche sono utilizzate in situazioni in cui numerosi soggetti hanno bisogno di accedere a file sensibili, perché consentono a un’organizzazione di condividere informazioni riservate con soggetti esterni in modo controllato. Queste sale dati sono di solito situate nella sede di un’azienda o nella sede dei suoi avvocati. 

Problemi comuni delle sale dati fisiche

• Non sono accessibili. Per consultare o esaminare i documenti nel corso di una transazione – come la due diligence per un’acquisizione aziendale o per un investimento immobiliare – le parti interessate devono recarsi in quella sede. Questo non è un problema se devono solo attraversare una città nell’ora di punta, ma è molto scomodo quando si trovano a migliaia di chilometri di distanza, o addirittura in un altro Paese.

• Richiedono lavoro e tempo extra. Un’altra difficoltà che si presenta con la condivisione di documenti in data room non digitali è il fatto che la loro creazione richiede tempo e lavoro supplementari. Lo spazio deve essere preparato e reso sicuro e ci sono grandi quantità di documenti da trasportare e organizzare. 

• Occupano spazio. Oltre a richiedere tempo per l’organizzazione, l’archiviazione fisica dei documenti in una data room occupa anche molto spazio.

• Sono costose. Non c’è bisogno di dire che tutto il lavoro, il tempo e lo spazio speso per una data room in locale ha un prezzo, e che a pagare è l’azienda che crea la data room.

I vantaggi delle data room virtuali rispetto a quelle fisiche

Visti i problemi delle sale dati tradizionali elencati sopra, probabilmente hai già un’idea di quali siano i vantaggi dell’utilizzo delle moderne data room virtuali:

• maggiore efficienza dei costi
• maggiore comodità
• risparmio di tempo
• più sicurezza
• migliore comunicazione

Vediamoli nel dettaglio.

• Efficienza dei costi. Anche pagando qualche centinaio di dollari al mese a un fornitore di data room online, la tua azienda risparmierà denaro grazie alla gestione digitale delle informazioni riservate. Basti pensare a tutti i costi che non avrai: 

1. affitto di una stanza sicura (o utilizzo di una stanza della propria sede come data room, impedendo così che venga utilizzata per altro)
2. adozione delle misure di sicurezza per limitare l’accesso alla data room, tra cui l’acquisto di attrezzature e la formazione del personale
3. stampa, organizzazione e trasporto dei documenti fisici nella data room
4. assunzione di uno spazio d’archivio per conservare i documenti una volta concluse le transazioni commerciali

• Comodità. Con una data room online, è molto più facile per qualsiasi utente autorizzato accedere e lavorare sui file condivisi. Possono farlo dal proprio ufficio, da casa o dall’auto. Più parti – potenziali investitori, potenziali acquirenti, membri del consiglio di amministrazione – possono accedere alla data room virtuale contemporaneamente e da qualsiasi paese, e lavorare insieme utilizzando gli strumenti di collaborazione. 

• Risparmio di tempo. Utilizzando una deal room online, si risparmia tempo. In primo luogo, perché la maggior parte dei fornitori di data room ti permette di configurare la tua data room in pochi minuti. In secondo luogo, perché né tu né le altre parti interessate dovete andare da nessuna parte: potete condividere i documenti e lavorarci dalle vostre scrivanie, senza perdere nemmeno un minuto nel traffico o nei viaggi.

• Sicurezza. Un altro vantaggio di un deposito online rispetto a uno fisico è che il suo livello di sicurezza è molto più elevato. È vero che una data room tradizionale è un ambiente controllato, ma se una pagina di un file fisico sparisce, non è possibile rintracciarla. Mentre nella tua data room virtuale puoi tenere traccia esattamente di chi ha visualizzato, scaricato e stampato quali pagine di quali documenti. 

Le data room virtuali consentono anche di personalizzare la filigrana dei file per una condivisione sicura, in modo che se uno di essi dovesse trapelare, si saprà esattamente chi è stato. 

Inoltre, durante il trasporto, i file fisici possono essere facilmente smarriti, rubati o persi. Ma la maggior parte delle data room virtuali fornisce una crittografia di alto livello per i file sia a riposo (quando sono archiviati nel server) che in transito (quando vengono trasmessi al dispositivo dell’utente). Ciò significa che sono perfettamente al sicuro dagli hacker.

Oltre a essere al sicuro dai delinquenti online, i tuoi dati sensibili sono protetti anche da altri pericoli. Incendi, inondazioni, trombe d’aria, attentati: i server dei migliori fornitori di data room online sono al sicuro da tutto ciò. 

• Migliore comunicazione. Quando la condivisione dei documenti avviene online, la comunicazione è più facile per tutti. Se stai aggiornando documenti esistenti o ne stai aggiungendo di nuovi, non c’è bisogno di inviare decine di e-mail o di temere che vengano trascurati: gli utenti della VDR riceveranno una notifica di tutte le modifiche e potranno accedere facilmente alle versioni corrette.

Inoltre, grazie agli strumenti di modifica e commento, gli amministratori e gli utenti possono comunicare direttamente sui documenti, in modo molto più rapido e semplice rispetto allo scambio di e-mail, telefonate o messaggi di testo.

Qual è la differenza tra una soluzione di cloud storage e una data room virtuale? 

Probabilmente hai utilizzato soluzioni di cloud storage gratuite come Google Drive, Dropbox e WeTransfer. E possono davvero essere ottimi strumenti per la collaborazione a distanza. Ma ti sentiresti a tuo agio a memorizzare informazioni aziendali riservate su queste piattaforme?

La differenza tra le normali soluzioni di cloud storage e le VDR è che queste ultime offrono i massimi livelli di sicurezza possibili. Sebbene non sia mai possibile eliminare del tutto l’errore umano o i difetti del sistema da un processo, le VDR sono progettate (e costantemente aggiornate) per garantire un accesso sicuro agli utenti autorizzati e impedire a tutti gli altri di accedere ai dati. 

Funzioni di sicurezza come la crittografia dei dati in transito e a riposo, l’autorizzazione a due fattori, le autorizzazioni granulari per gli utenti, la scadenza automatica, la rielaborazione AI e la distruzione remota (solo per citarne alcune) rendono le VDR il modo più sicuro di condividere documenti online.

Chi utilizza le data room virtuali? 

Aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori utilizzano i servizi dei fornitori di data room virtuali. Ma per i seguenti settori, le VDR sono davvero indispensabili:

• tecnologia
• investment banking e private equity
• diritto
• scienze della vita

Vediamo perché.

Tecnologia

La protezione della proprietà intellettuale e dei segreti tecnici è una priorità per le aziende tecnologiche: dopo tutto, la loro attività consiste proprio nello scoprire nuove idee prima degli altri e nel mantenerle segrete per un tempo sufficiente a brevettarle e a trarne profitto.

Settore bancario

Quando si effettuano regolari transazioni finanziarie o operazioni di investment banking, la sicurezza dei dati è fondamentale. Le banche devono garantire la sicurezza delle informazioni e del denaro dei loro clienti, mentre i banchieri d’investimento e le società di private equity non vogliono rivelare gli ottimi affari in cui stanno investendo i loro soldi.

Studi legali

Gli avvocati hanno spesso bisogno di accedere a informazioni riservate sui loro clienti. Un esempio è la due diligence, ma ci sono innumerevoli altri processi legali che richiedono la condivisione di documenti riservati con gli avvocati. Le VDR sono un modo conveniente per farlo, assicurandosi che nessun altro abbia accesso a tali informazioni.

Scienze biologiche

Come le aziende tecnologiche, anche quelle del settore delle scienze della vita si occupano di trovare nuove informazioni e soluzioni e di mantenerle segrete. 

7 casi di utilizzo della data room più diffusi

Abbiamo quindi visto quali sono i settori che non possono fare a meno delle sale dati virtuali. Vediamo ora i casi più comuni in cui si ricorre ai servizi del fornitore di VDR.

M&A

Durante i processi di M&A, ci sono centinaia di documenti da esaminare, redigere, modificare e concordare. Dall’inizio della due diligence fino alla firma dell’ultimo documento, le aziende che stanno affrontando una fusione o un’acquisizione utilizzano le data room per condividere e lavorare su documenti sensibili, assicurandosi che rimangano riservati.

Audit

Quando un’azienda è sottoposta a revisione contabile, concede al revisore l’accesso a documenti riservati come relazioni finanziarie, estratti conto e dichiarazioni dei redditi. Se i revisori non lavorano direttamente nei locali dell’azienda, il modo più sicuro e semplice per condividere questi dati con loro è utilizzare una VDR.

IPO

I processi di IPO prevedono che i potenziali investitori ricevano molte informazioni sull’azienda, in modo che possano fare la loro due diligence prima di decidere di investire. Alcune di queste informazioni sono spesso meglio tenute segrete ai concorrenti, e l’utilizzo di una VDR consente ai potenziali investitori di accedere ai dati e di esaminarli, evitando al contempo qualsiasi fuga di notizie.

Raccolta fondi

Per convincere le persone a investire o a fare una donazione a un’azienda è necessario mostrare loro dei documenti, che non devono necessariamente essere condivisi con altre parti. Con una VDR, potete assicurarvi che solo le persone giuste accedano ai vostri dati. Inoltre, eviterai di perdere tempo con molteplici e-mail: tutto ciò che dovrai fare è creare una data room, caricare i documenti e concedere l’accesso ai potenziali investitori. 

Partnership strategiche

Lavorare insieme a persone di un’altra organizzazione può essere stressante e richiedere molto tempo, non perché i tuoi partner siano antipatici, ma perché la raccolta e la condivisione dei dati richiedono molto lavoro amministrativo. Le VDR facilitano la gestione delle partnership strategiche fornendo uno spazio sicuro per la collaborazione con i partner esterni.

Gestione IP

La gestione della proprietà intellettuale dei tuoi clienti consiste nel mantenerla strettamente privata. Ma è necessario condividerlo con avvocati e funzionari governativi e l’utilizzo di una data room virtuale consente di farlo facilmente, mantenendolo perfettamente sicuro.

Condivisione sicura dei documenti

Che si tratti di proprietà intellettuale, transazioni finanziarie o informazioni di due diligence, e che le condividiate con avvocati, partner esterni, potenziali acquirenti, funzionari governativi, investitori o chiunque altro, le VDR ti saranno utili in tutte le situazioni in cui hai bisogno di scambiare documenti in modo sicuro.

Quali sono i vantaggi delle data room virtuali? 

Le aziende che utilizzano le VDR beneficiano di:

• condivisione e archiviazione sicura dei documenti
• collaborazione più semplice tra le persone
• meno tempo dedicato alle attività amministrative
• maggiore controllo sulle attività degli utenti
• maggiore comodità d’uso

Diamo uno sguardo più dettagliato a ciascun beneficio.

Maggiore sicurezza e protezione dei dati

Autorizzazioni granulari per gli utenti, eliminazione dei dati, crittografia, autorizzazione a due fattori e altre funzioni di sicurezza garantiscono la protezione dei dati.

Collaborazione più semplice

L’accesso immediato da qualsiasi luogo, le notifiche, le modifiche e i commenti consentono agli utenti di collaborare facilmente in una VDR. 

Maggiore velocità di negoziazione

Poiché è facile impostare una VDR, caricare documenti e invitare utenti, e poiché gli utenti possono accedervi e lavorarci facilmente, le VDR consentono alle aziende di chiudere le trattative più rapidamente.

Maggiore controllo degli utenti e dei documenti

Le funzionalità della VDR, come la rielaborazione dei dati, l’analisi e la reportistica sugli utenti e le autorizzazioni granulari e revocabili, garantiscono agli amministratori il pieno controllo di chi può accedere a quali informazioni. 

Maggiore comodità

Gli stakeholder possono accedere alle informazioni con pochi clic, le comunicazioni del consiglio di amministrazione sui documenti importanti sono più semplici e le segreterie non devono inviare centinaia di file via e-mail a decine di persone. Le VDR sono un modo molto più comodo di condividere i documenti rispetto alle alternative fisiche o virtuali.

Conclusioni

Se hai letto tutto, ora conoscerai in dettaglio la risposta alla domanda iniziale: cos’è una data room virtuale? Se sei saltato alla fine, sperando in un riassunto della pagina, eccolo qui.

In breve, ecco cosa devi sapere. Le VDR:

• sono piattaforme online sicure per la condivisione e l’archiviazione di documenti
• possono richiedere l’installazione di software o meno
• funzionano su diversi tipi di dispositivi e sistemi operativi
• memorizzano i dati dei clienti nei loro server
• consentono l’archiviazione illimitata dei dati
• offrono diversi vantaggi rispetto alle sale dati walk-in e alle soluzioni di archiviazione in-the-cloud
• sono utilizzate da tutti i tipi di aziende
• sono particolarmente importanti per le fusioni e le acquisizioni, le revisioni contabili, le IPO, la raccolta di fondi e la gestione della proprietà intellettuale
• fanno risparmiare tempo, denaro e fatica alle aziende

Se desideri scegliere una data room virtuale per la tua azienda, cerca qui un aiuto per trovare il fornitore di data room virtuali più adatto a te.

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