Data room virtuali per M&A: tutto quello che c’è da sapere

Oggi le data room online sono una parte essenziale dei team avanzati che cercano di accelerare i loro flussi di lavoro. Le data room virtuali offrono tutto ciò che serve per una collaborazione produttiva e prestazioni eccellenti. In particolare, gli utenti possono condividere documenti in modo sicuro, tenersi in contatto con acquirenti e banchieri d’investimento interessati e rimanere aggiornati con fatti rilevanti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Per quanto riguarda i clienti delle data room virtuali, la maggior parte di essi sono istituzioni finanziarie, agenzie governative, istruzione, sanità, settore immobiliare e altri settori. Queste aziende creano una soluzione per il flusso regolare di M&A, due diligence, offerte pubbliche iniziali, transazioni finanziarie, raccolta di fondi, ecc.

Che cos’è l’M&A?

Le operazioni di fusione e acquisizione si verificano quando due o più società si uniscono per formare un’unica entità commerciale. Questa operazione è diventata sempre più comune perché apre nuove opportunità per le aziende. Inoltre, si tratta di una mossa strategica per tagliare i costi, costruire una base di clienti, aumentare la quota di mercato, ecc.

Pertanto, l’M&A è uno degli eventi più grandi e significativi dell’intero ciclo di vita di un’organizzazione. Questa procedura può durare da pochi mesi a diversi anni e consiste nelle fasi esplorativa, di due diligence e di integrazione post-fusione.

Fase esplorativa

All’inizio del processo di fusione e acquisizione, il venditore definisce ciò che si aspetta dall’integrazione con l’altra azienda e stabilisce i criteri per i potenziali acquirenti. Successivamente, contatta le aziende che soddisfano i criteri, esegue un’analisi di valutazione reciproca e propone un candidato adatto.

Processo di due diligence

Una volta che il potenziale acquirente accetta l’offerta, conduce un’analisi approfondita delle attività, delle passività, dei bilanci, della base di clienti, delle risorse umane e altro ancora del venditore. L’obiettivo è quello di assicurarsi che la transazione M&A porti il valore atteso. Le data room virtuali per la due diligence si sono dimostrate estremamente sicure e affidabili.

Integrazione post-fusione

Dopo un processo di due diligence di successo, il processo di integrazione unisce due aziende in una sola. I partecipanti all’M&A integrano le loro basi di conoscenza, combinano tecnologia e sistemi, decidono una politica interna e una cultura aziendale comuni, organizzano nuove strutture di reparto e altro ancora.

Come le data room virtuali migliorano il flusso di lavoro dell’M&A

Poiché la ragione originaria dello sviluppo della virtual data room è stata l’M&A, l’intera serie di funzioni mira a migliorare e facilitare la transazione. Di conseguenza, i clienti ricevono meccanismi di protezione dei dati ultra-sicuri, risparmio di tempo e denaro e una piattaforma avanzata per la cooperazione. Tutti questi elementi hanno quindi un effetto incredibilmente positivo sulla procedura.

data rooms M&A

Maggiore protezione

Il livello di sicurezza offerto dalla maggior parte delle data room virtuali per fusioni e acquisizioni è molto simile a quello con cui gli istituti finanziari proteggono i loro beni.

Conformi agli standard di sicurezza riconosciuti a livello internazionale, le data room virtuali criptano tutti i dati e implementano le più recenti pratiche di cybersecurity, dai firewall multipli all’autenticazione a due fattori. Inoltre, con l’aiuto delle autorizzazioni di accesso personalizzabili, avrete il pieno controllo di quali terzi possono vedere quali documenti.

Tempi e costi ridotti

Quando la vostra data room virtuale per le fusioni e acquisizioni è disponibile su base pay-as-you-go, non dovete spendere una fortuna per mantenere un data center fisico, senza contare che i vostri acquirenti risparmiano sulle spese di viaggio.

Inoltre, grazie a diverse funzioni avanzate, un VDR automatizza molti processi, rendendo molto più semplice e veloce la gestione dei documenti e dei problemi. Inoltre, è possibile gestire diverse transazioni commerciali nel proprio spazio di lavoro virtuale.

Comunicazione migliorata

Con tutti i documenti necessari a portata di mano, gli acquirenti non devono recarsi presso la vostra data room fisica ogni volta che hanno bisogno di ulteriori informazioni: possono contattarvi per una domanda o una richiesta in qualsiasi momento. Questo vi permetterà di collaborare contemporaneamente con aziende di tutto il mondo. Inoltre, è possibile ottimizzare il flusso di comunicazione utilizzando le funzioni Q&A e di discussione dal vivo.

Come preparare la data roomvirtuale per le fusioni e acquisizioni: 3 semplici passaggi

L’acquisto di una data room virtuale è solo il primo passo verso un accordo migliore. Altrettanto importante è la preparazione degli spazi di lavoro online per il lavoro confortevole di entrambe le parti. Ecco cosa fare per garantire che una soluzione cloud efficiente dal punto di vista dei costi porti ancora più vantaggi e miglioramenti.

1. Caricamento dei file

Con un fornitore di data room virtuali di alto livello, il processo di preparazione della data room è facile e veloce. È sufficiente trascinare e rilasciare i file e le cartelle necessarie nella finestra di upload. Assicuratevi che i vostri documenti siano accurati e aggiornati.

Per quanto riguarda i documenti che dovrebbero essere presenti in una data room virtuale, Forbes raccomanda i file indicati di seguito. Si noti che l’elenco ha valore consultivo, pertanto è opportuno discutere ogni voce con un avvocato.

  1. Documentazione aziendale di base
  2. Capitale fisso e altri titoli
  3. Dichiarazioni fiscali e finanziarie
  4. Beni e proprietà
  5. Proprietà intellettuale
  6. Accordi significativi
  7. Dati relativi a vendite, marketing e clienti
  8. Produttori e fornitori chiave
  9. Assistenza ai clienti
  10. Problemi normativi
  11. Controversie o contenziosi
  12. Dati sulle assicurazioni
  13. Dipendenti/RSU
  14. Procedure con parti correlate

2. Strutturare il file system

Per consentire ai potenziali acquirenti o alle altre parti interessate di trovare rapidamente tutti i documenti di cui hanno bisogno, strutturate il sistema di archiviazione della data room. Inoltre, create una cartella separata con tutti i documenti non riservati richiesti da tutti all’inizio dell’operazione di fusione e acquisizione e una cartella con i file altamente riservati richiesti dall’alta dirigenza prima della chiusura dell’operazione.

3. Invitare i partecipanti alla data room

Non appena il sistema di file della data room virtuale è pronto, date il benvenuto alle parti interessate. Indipendentemente dal numero di utenti invitati, una data room consente di assegnare autorizzazioni avanzate per controllare chi può visualizzare, scaricare e stampare i file. In questo modo, sarete in grado di snellire il processo e di prevenire potenziali violazioni della sicurezza.

Criteri per la scelta di una data room per M&A

Per la scelta di un archivio online sicuro è bene seguire alcuni consigli, poiché non tutte le soluzioni di data room virtuale sono uguali. Poiché ogni potenziale utente è interessato al prodotto migliore per soddisfare le proprie esigenze, ci sono alcuni semplici elementi da considerare al momento della scelta.

Caratteristiche di sicurezza

Sebbene le data room virtuali siano note per la loro maggiore sicurezza, il livello di protezione varia da fornitore a fornitore. Assicuratevi quindi che il vostro VDR offra l’intera gamma di funzioni di protezione dei dati, come ad esempio:

  • Autenticazione a due fattori
  • Livelli multipli di accesso ai documenti riservati, compresa la modalità di visualizzazione limitata in cui l’utente della data room può vedere solo una parte di un documento
  • Filigrane dinamiche che appaiono sui documenti sensibili ogni volta che qualcuno li visualizza, li stampa o li scarica.

Conformità alla sicurezza

Quando scegliete il vostro fornitore di data room virtuale, assicuratevi che:

  • siano conformi alle norme ISO27001 e SOC2
  • Utilizzino la sicurezza fisica, l’autenticazione a due fattori e la sorveglianza avanzata per proteggere i loro data center.
  • Valutino regolarmente l’affidabilità della loro data room virtuale con l’aiuto di esperti indipendenti e siano conformi alle più recenti pratiche internazionali di sviluppo del software.

Rapporti sull’attività della data room

La vostra data room virtuale dovrebbe consentirvi di monitorare l’attività degli utenti, definire i gruppi più attivi e identificare le sezioni di documenti più frequentemente visitate.

Una funzione integrata di reporting e analisi come questa vi aiuterà a prendere decisioni fondamentali prima che sia troppo tardi. Ad esempio, se i rappresentanti del buy-side passano troppo tempo su determinati documenti, probabilmente hanno delle preoccupazioni che potete affrontare in modo proattivo.

Facilità d’uso

Una tipica operazione di M&A implica la condivisione e la revisione di migliaia di documenti riservati. Una data room virtuale facile da usare e con diverse funzioni di strutturazione dei dati può accelerare notevolmente questo processo. Cercate una VDR che offra le seguenti caratteristiche:

  • Supporto di vari formati di file
  • Accesso multilingue
  • Accesso mobile amichevole
  • funzionalità di scorrimento che consente di passare facilmente al documento successivo
  • Supporto di molte piattaforme, tra cui iOS e Android
  • Inviti in massa

Domande e risposte integrate

L’uso dell’e-mail per rispondere a più domande da parte del buy-side comporta problemi come il rischio di fuga di dati e la possibile confusione su chi ha visto cosa. Considerate invece la data room virtuale con la funzione Q&A.

Questa funzione vi consentirà di controllare il processo di Q&A della data room ordinando le domande in base a gruppi, cartelle e aree di competenza. È inoltre possibile generare report per vedere quali sono i problemi che gli utenti affrontano più spesso. Sulla base di queste informazioni, è possibile creare elenchi di FAQ ricercabili per evitare di rispondere alle stesse domande.

Personalizzazione

Uno spazio di lavoro virtuale personalizzato con i colori e il logo della vostra azienda vi distinguerà sicuramente dalla concorrenza. Per questo motivo, cercate una data room con una funzione di personalizzazione superiore.

Oltre a darvi un vantaggio competitivo, ridurrà anche il lavoro manuale, consentendovi di personalizzare i documenti con filigrane, piè di pagina e intestazioni in modo automatico.

L’M&A è una transazione complessa e per realizzarla è necessario disporre della migliore data room virtuale con la maggior parte delle caratteristiche sopra elencate. Per semplificare il processo di scelta, consultate il nostro elenco dei migliori fornitori di data room virtuali.

M&A prima e dopo le data room virtuali

Poiché nessuno ha mai garantito un livello così elevato di sicurezza e convenienza, lo sviluppo delle data room virtuali è diventato una svolta innovativa per le aziende di tutto il mondo. Poiché il corso delle fusioni e acquisizioni è migliorato in modo significativo grazie alle data room online, possiamo dividere la storia delle transazioni in prima e dopo. Ecco quindi cosa usavano le parti coinvolte nelle fusioni e acquisizioni prima e perché questa soluzione online è diventata necessaria nel tempo.

Storia delle fusioni e delle acquisizioni e delle sale dati fisiche

Le fusioni e le acquisizioni e la nascita delle sale dati fisiche sono collegate, in quanto questo magazzino online è nato da una transazione. È successo nel XIX secolo, durante il “Grande Movimento delle Fusioni”, quando c’era un’urgente necessità di archiviare in modo affidabile i dati riservati.

Quindi, una data room fisica è una stanza specifica riempita di armadi contenenti informazioni riservate in forma cartacea.

Poiché una delle caratteristiche delle fusioni e acquisizioni è l’enorme quantità di documenti, le parti hanno stabilito regole severe per l’accesso e l’utilizzo dei documenti aziendali. Ad esempio, possono essere autorizzazioni o restrizioni su fotocopie e fotografie, una particolare procedura di accesso a una stanza su appuntamento, ecc.

Indubbiamente, un tempo le sale dati fisiche erano un enorme supporto per l’accordo e, inoltre, diventavano un indicatore di sviluppo per la procedura. Tuttavia, questo approccio presentava sia vantaggi che svantaggi. Ad esempio, i clienti non erano sicuri dell’affidabilità della protezione o dell’integrità dei dati, poiché concorrenti, intrusi e persino disastri naturali potevano minacciarli.

Come funzionava l’M&A di una data room fisica?

Per una migliore comprensione, approfondiamo la storia delle sale dati fisiche e delle data room virtuali per capire la differenza nell’archiviazione e nell’accesso alle informazioni.

Archiviazione dei dati

L’archiviazione relativamente sicura di informazioni sensibili richiede un luogo fisico, spesso nella sede dell’organizzazione. Tuttavia, in altri casi, gli studi legali responsabili degli aspetti legali delle fusioni e acquisizioni possono fornirlo. In ogni caso, esistono alcune regole di base per l’archiviazione delle informazioni nelle sale dati fisiche:

  • Qualcuno dovrebbe ordinare e indicizzare il contenuto per agevolare i partecipanti alla transazione.
  • Se l’azienda non dispone di backup elettronici, i direttori hanno bisogno di spazio per ulteriori copie al di fuori della data room fisica. In questo modo, i documenti non andranno persi in caso di incidente.
  • Tutte le parti interessate devono accedere all’indice dei documenti prima di visitare la sala dati.
  • Nessuno può rimuovere i dati dall’archivio quando vuole.
  • In generale, è consentito l’uso di computer portatili o altri dispositivi. Tuttavia, sono vietati quelli con possibilità di copia: scanner, smartphone, fotocopiatrici, ecc.
  • Poiché le informazioni devono rimanere intatte e riservate, le parti non possono, ad esempio, cancellarle, danneggiarle o modificarle. Di conseguenza, questo aspetto critico del lavoro nelle sale dati fisiche richiede il controllo della gestione o la videosorveglianza per garantire la sicurezza.
  • Le parti devono contrassegnare i nuovi documenti aggiunti e notificare agli altri l’aggiunta.
  • Per ottenere una copia, il partecipante deve prima fare una richiesta e compilare un modulo. A proposito, la richiesta può essere soddisfatta solo se i documenti sono copiabili.

Accesso ai dati

Una data room fisica è evidentemente più complicata di una data room virtuale in termini di accesso ai documenti. Ad esempio, è necessario stabilire orari specifici per la visita dei membri di un archivio fisico. Inoltre, non sempre diversi partecipanti al processo possono essere presenti contemporaneamente. Ecco altre regole:

  • A causa delle misure di sicurezza e dei requisiti normativi, l’accesso al deposito, a differenza delle data room virtuali, non avviene 24 ore su 24. Cioè, le parti possono lavorare con i documenti in un determinato momento.
  • Di solito, i visitatori devono indicare una persona di contatto e firmare un registro al loro arrivo. Inoltre, sono spesso monitorati come misura per prevenire azioni non consentite.
  • Il proprietario del deposito può negare l’accesso ai dati indipendentemente dall’orario e per qualsiasi motivo. In caso di divieto di permanenza nel deposito, una determinata persona è obbligata a lasciarlo immediatamente.
  • A volte i visitatori consegnano i loro telefoni cellulari prima di entrare nella sala dati fisica e li ricevono indietro quando escono.

Tutte le parti coinvolte nella due diligence e nelle fusioni e acquisizioni hanno dovuto seguire queste regole per non mettere a rischio la transazione. A quanto pare, questi requisiti hanno reso le operazioni ancora più noiose e lunghe. Tuttavia, fortunatamente, le versioni digitalizzate hanno sostituito le data room tradizionali.

In che modo le data room hanno beneficiato del progresso tecnologico?

Oltre alla scomodità delle data room fisiche, queste si sono rivelate anche poco sicure. Di conseguenza, i partecipanti alle fusioni e acquisizioni hanno dovuto cercare una soluzione più solida per soddisfare l’urgente necessità di protezione dei dati.

Il primo passo verso la digitalizzazione dell’archiviazione fisica dei documenti è stato il CD-ROM rilasciato da Sony nel 1984. Rispetto ai floppy disk, il CD-ROM ha immagazzinato grandi volumi di dati, con un impatto positivo sulle transazioni perché ha reso più semplice l’archiviazione dei documenti.

Tuttavia, gli sviluppatori sono stati costretti a cercare soluzioni migliori perché il CD-ROM rischiava di essere danneggiato o perso. Così, nel 1996, è apparso sul mercato il Cloud Computing dell’azienda tecnologica Compaq Computers, che ha reso possibile l’archiviazione delle informazioni online.

Infine, intorno agli anni 2000, le data room virtuali sono entrate nel mercato come alternativa più affidabile ai depositi fisici. Progettata esplicitamente per i processi di due diligence e M&A, questa innovazione ha liberato i partecipanti da compiti ripetitivi e da problemi di sicurezza. In altre parole, una data room ha semplificato l’intero ciclo di vita.

Considerazioni finali sulle data room per fusioni e acquisizioni

Una data room è diventata un’alternativa moderna e potente alle data room fisiche. La piattaforma online influisce positivamente su tutte le fasi della transazione, fornendo un ambiente super-sicuro e opportunità di collaborazione per tutte le parti interessate.

Tuttavia, per scegliere esattamente ciò di cui il vostro team ha bisogno, dovete prima studiare il servizio di un determinato fornitore. In questo modo, capirete cosa potete ottenere dal prodotto e quali vantaggi porterà. Il passo successivo è la preparazione della data room virtuale per le fusioni e le acquisizioni, che comprende la gestione di documenti sensibili e l’invito di più utenti.

In ogni caso, per prima cosa, date un’occhiata ai principali fornitori di data room che offrono gli strumenti migliori per l’intero ciclo di vita dell’M&A.

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