I migliori fornitori di data room virtuali

Una virtual data room (VDR) è uno spazio online utilizzato per l’archiviazione, la gestione e la condivisione di dati riservati. Le VDR sono una soluzione conveniente che consente alle persone autorizzate di lavorare con informazioni altamente sensibili in modo sicuro. Eliminando la necessità di spazi di archiviazione fisici, le VDR forniscono un ambiente virtuale strutturato a cui ogni parte può accedere rapidamente solo con una connessione Internet.

Oggi, vari fornitori di data room offrono servizi simili per l’archiviazione e la gestione dei dati. Ma “simile” non significa “identico”. Sul nostro sito Web forniamo informazioni e recensioni dei fornitori di data room virtuali più popolari e delle loro offerte. 

Quali sono gli usi più comuni delle virtual data room? 

Le data room virtuali sono utili in vari campi e settori, dal settore immobiliare e sanitario al diritto e alle biotecnologie. Tutto perché le data room virtuali offrono:

  • Un sistema organizzato e strutturato per i documenti necessari
  • Condivisione rapida e affidabile dei documenti
  • Accesso sicuro ai documenti da qualsiasi dispositivo connesso a Internet
  • Uno spazio comodo e sicuro per discutere di documenti online
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Diamo un’occhiata più da vicino ad alcuni casi d’uso popolari di data room virtuali in vari campi:

Data room per M&A

Non è possibile fare operazioni di fusione e acquisizione senza la due diligence, vale a dire la pratica di analizzare a fondo documenti e informazioni. La due diligence richiede naturalmente un ambiente sicuro per lo scambio di informazioni e le VDR offrono proprio questo. L’utilizzo di data room virtuali garantisce trasparenza, sicurezza e un facile accesso ai dati da parte delle parti autorizzate.

Quando si vende l’azienda

Con le data room virtuali, l’acquisto o la vendita di un’azienda diventa una semplice procedura in 4- passaggi:

  1. Raccolta dei documenti digitali necessari
  2. Organizzare e strutturare i file secondo necessità
  3. Caricamento di documenti sulla VDR
  4. Concessione dell’accesso ai partecipanti

Poiché le data room virtuali consentono la modifica e l’aggiornamento dei documenti al volo, riducendo il processo di negoziazione, le vendite richiedono giorni anziché mesi.

1
iDeals
4.9
2
Datasite
4.5
3
BOX
4.0
4
Intralinks
3.9
5
Drooms
3.0
6
OneHub
3.0
7
CapLinked
3.9

Raccolta fondi

I progetti di raccolta fondi richiedono molto tempo e coinvolgono molte persone che entrano ed escono. Ciò rende critico il problema di disporre di un ambiente sicuro per la condivisione dei documenti e le VDR sono la risposta.

Tali funzionalità di data room come domande e risposte, gestione dei documenti e sezioni di commento consentono a ogni utente di apportare modifiche e aggiornamenti rapidamente e di rimanere sulla stessa pagina sui vari progetti. 

Gestione dei documenti legali

Gli studi legali beneficiano della sicurezza, dell’efficienza in termini di costi e dell’accessibilità delle sale dati virtuali. Dopotutto, stiamo parlando di documenti legali, alcuni dei quali potrebbero anche essere classificati. L’archiviazione di documenti in ambienti offline è sia costosa che rischiosa, ma con le VDR i team legali non devono più preoccuparsene. 

Se più professionisti sono coinvolti nello stesso processo, non avranno bisogno di spendere tempo e denaro negli spostamenti per rivedere i documenti e lavorarci. Al contrario, ottengono l’accesso istantaneo ai dati necessari in modo semplice e sicuro. 

Gestione del rischio

Le data room virtuali aiutano le aziende a mitigare i rischi:

  • Diminuire il tempo necessario alle aziende per adattarsi ai cambiamenti e preparare i documenti necessari
  • Fornire il controllo su ogni processo di transazione e monitorare l’avanzamento della transazione
  • Consentire agli amministratori di reagire rapidamente a qualsiasi attività sospetta, revocare l’accesso o eliminare i dati dagli account utente

È facile vedere che una VDR è uno strumento eccellente per rispondere e gestire rischi e cambiamenti. 

Operazioni immobiliari.

I professionisti del settore immobiliare possono esaminare decine di file ogni giorno. Inoltre, archiviano e proteggono i documenti per entrambe le parti, a volte per lunghi periodi. Le data room virtuali salvano gli agenti dai problemi relativi ai file e forniscono un ambiente sicuro e anonimo per concludere affari.

Quali funzionalità offrono le virtual data room? 

Fornire un ambiente sicuro per l’organizzazione, la gestione e la condivisione delle informazioni è l’essenza delle sale dati virtuali. Tuttavia, per ottenere ciò, ogni VDR dovrebbe avere una serie di funzionalità specifiche. 

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Sicurezza

Le informazioni archiviate nelle data room virtuali non sono solo sensibili, ma anche riservate, il che rende la sicurezza una priorità assoluta. Per garantire la sicurezza, verificare:

  • Autenticazione a più fattori per ridurre al minimo la possibilità di hackerare gli account
  • Solidi metodi di crittografia per impedire la trasmissione di dati da e verso la data room
  • Filigrana digitale per ogni documento scaricato per evitare fughe di informazioni
  • Accesso limitato per limitare la condivisione, la stampa o la modifica dei documenti
  • Backup dei dati per garantire che nessun documento venga perso o distrutto
  • Documenti autodistruggenti che consentono di revocare immediatamente l’accesso ai dati

Funzionalità

Le data room dovrebbero fornire funzioni che garantiscano un’esperienza senza alcun intoppo per gli utenti. Ciò include:

  • La possibilità di richiedere ulteriori documenti, note e due diligence
  • Gestione dei documenti (modifica, modifica, aggiunta di note e commenti)
  • Tracciamento dell’attività di ogni utente nella stanza

Usabilità

Le data room intuitive sono convenienti sia per i neofiti che per i professionisti:

  • L’interfaccia intuitiva appiattisce la curva di apprendimento del lavoro con il software
  • La funzione di trascinamento semplifica l’importazione dei file dai dispositivi
  • I caricamenti in blocco consentono di risparmiare tempo durante l’importazione e l’esportazione dei file
  • I visualizzatori a scorrimento consentono di guardare più documenti mantenendone uno aperto

Assistenza clienti

Un’assistenza clienti accessibile e reattiva è una garanzia che non sarai lasciato solo quando si verifica un problema, anche se è nel cuore della notte di sabato. Quindi, cerca:

  • Assistenza 24/7 ore su 24, 7 giorni su 7, fondamentale se la tua azienda si trova in un fuso orario diverso
  • Accessibilità tramite telefono, e-mail e messaggi di testo
  • Supporto multilingue per aziende e organizzazioni internazionali

Ogni provider VDR offre un’ampia varietà di funzioni e caratteristiche, il che rende ancora più difficile la scelta del fornitore giusto. 

Come scegliere una data room virtuale adeguata?

Segui questi consigli per selezionare i fornitori di data room che soddisfano i tuoi requisiti:

  1. Ricerca i venditori. Seleziona diversi fornitori e ricercali. Inizia con il loro sito web, leggi articoli su di loro e parla con l’assistenza clienti. 
  2. Decidi le caratteristiche. Ogni provider offre un insieme di funzionalità leggermente diverso. Determina quelli cruciali per te (come supporto 24/7 ore su 24, 7 giorni su 7, maggiore sicurezza o personalizzazione) e seleziona i fornitori che li offrono. 
  3. Leggi le recensioni. Il modo migliore per conoscere un provider VDR è scoprire cosa ne dicono gli altri utenti. Il fornitore può affermare di avere esperienza con fusioni e acquisizioni e IPO, ma è meglio vedere una recensione onesta che lo menzioni come prova.
  4. Opta per una prova gratuita. Sconsigliamo di investire denaro in servizi di data room prima di provarli. Quasi tutti i provider offrono prove gratuite per 1-3 mesi, quindi usa questo tempo per provare le sue funzionalità.

Non è mai facile confrontare le data room virtuali, soprattutto perché molte di esse sono così simili, ma puoi farlo con la formula giusta.