Datarooms.org fa le sue valutazioni in base alle recensioni degli utenti, alle funzionalità e alle soluzioni di sicurezza. Aggiorniamo le valutazioni delle sale dati virtuali ogni settimana.
iDeals è un fornitore di data room virtuali orientato al cliente che garantisce un servizio clienti impeccabile, facilità d'uso e sicurezza di livello bancario. Con l'aiuto di funzioni come la rielaborazione integrata, il controllo granulare degli accessi e i flussi di...
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Ottima piattaforma per operazioni di M&A con un prezzo competitivo.Pablo B.
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2. Citrix
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La sala dati virtuale Citrix ShareFile è un prodotto di Citrix Systems, uno sviluppatore di spazi di lavoro cloud che nel 2013 ha acquisito ShareFile, un fornitore di soluzioni collaborative. ShareFile è stata fondata nel 2005 con sede a Raleigh, NC, e da allora ha ass...
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Datasite LLC - precedentemente denominata Merrill Corporation - è un fornitore di software fondato nel 1999 come filiale di Datasite Global Corporation, con sede a Minneapolis, negli Stati Uniti.
Datasite offre una suite di prodotti software progettati per semplific...
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La data room virtuale di Intralinks è una soluzione efficiente e versatile per l'accesso istantaneo ai dati e la collaborazione senza soluzione di continuità durante le transazioni commerciali.
L'azienda è stata fondata nel 1996, ma la prima data room per le fusioni...
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Drooms VDR è uno dei principali fornitori di data room e software in Europa. La sua missione è quella di consentire pratiche di elaborazione dati fluide e sicure per i documenti riservati, motivo per cui Drooms offre la massima sicurezza a oltre 15.000 clienti globali....
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La data room virtuale sicura di OneHub è una soluzione che le aziende utilizzano per archiviare e condividere informazioni sensibili. È un modo affidabile ed economico per scambiare documenti, negoziare e redigere contratti.
OneHub è stata fondata nel 2007 a Seattle...
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La virtual data room di CapLinked è una piattaforma di condivisione sicura di documenti che offre soluzioni per la gestione dei documenti, la due diligence, le fusioni e le acquisizioni aziendali e la gestione di operazioni complesse.
L'azienda è stata fondata nel 2...
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Box è un fornitore di cloud storage, soluzioni di collaborazione remota e una soluzione di data room virtuale fondata negli Stati Uniti nel 2005. Box ha uffici in quattro città statunitensi e in altri nove Paesi: Canada, Regno Unito, Francia, Germania, Paesi Bassi, Sve...
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La tecnologia delle data room virtuali è un elemento inevitabile di qualsiasi transazione commerciale. Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano le data room come spazi di deposito aziendale, piattaforme di comunicazione e strumenti per le decisioni strategiche.
Una data room elettronica ben selezionata offre livelli di sicurezza, funzionalità e versatilità senza precedenti. I deal maker hanno ora a disposizione un numero illimitato di opzioni per sfruttare strumenti sofisticati e flussi di lavoro predefiniti ed elaborare più rapidamente qualsiasi transazione.
Di conseguenza, l’aumento della convenienza e della disponibilità delle data room virtuali ha reso quasi obsoleto il concetto di data room fisica in tutti i settori.
Che cos’è una data room virtuale?
Una data room virtuale è una piattaforma online che combina l’archiviazione nel cloud con vari strumenti per le transazioni di alto livello. Una data room digitale può essere particolarmente vantaggiosa per i processi che comportano grandi volumi di documentazione, in quanto funziona come un archivio aziendale remoto.
Una data room virtuale online può anche servire come piattaforma di collaborazione per le operazioni quotidiane, la gestione del consiglio di amministrazione e tutti i progetti che richiedono il contributo simultaneo di più parti. Alcuni degli esempi più comuni di applicazioni di data room virtuali sono le fusioni e acquisizioni, la due diligence aziendale, la gestione del portafoglio e la raccolta di capitali.
Quali sono i casi d’uso più diffusi delle data room virtuali?
Secondo la nostra ricerca, le data room hanno molto da offrire alle piccole, medie e grandi imprese di molti settori. Tuttavia, in base alle recenti acquisizioni, ci sono diversi settori che si affidano maggiormente al software di data room virtuale.
Di seguito sono riportati i principali casi d’uso delle data room virtuali in ordine di popolarità.
M&A e due diligence
Le fusioni e le acquisizioni sono fondamentali per la crescita e lo sviluppo di chiunque, dalle piccole imprese alle grandi aziende. Inoltre, molti settori, come le startup tecnologiche, si affidano esclusivamente all’acquisizione come strategia di uscita o traguardo significativo.
La sfida più grande di ogni operazione di M&A è la due diligence approfondita. I partecipanti all’operazione devono esaminare un’immensa quantità di documenti in tempi relativamente stretti.
Le data room virtuali contribuiscono a creare ambienti agili e attrezzati per accedere ai file necessari in pochi secondi, consentendo di prendere prima le decisioni chiave. Sia gli studi professionali che le aziende beneficiano dell’accessibilità universale e delle soluzioni automatizzate offerte dalle moderne data room.
Fondi e private equity
I fondi di alto profilo e le società di private equity trattano in genere molti dati riservati. Ciò richiede una maggiore sicurezza e trasparenza interna. Le data room virtuali offrono numerosi strumenti per qualsiasi processo, dalla raccolta di capitali alla consulenza sugli investimenti, proteggendo i dati degli utenti e consentendo l’accesso a varie analisi.
Legale
Gli avvocati e gli studi legali devono rispettare norme rigorose per garantire la legittimità della loro attività. Allo stesso tempo, devono occuparsi di molti documenti sensibili e informazioni private.
Ciò significa che il settore legale è uno dei primi a beneficiare delle funzionalità leader del settore delle data room virtuali, come la crittografia, il controllo degli accessi e il recupero remoto.
Investimento bancario
In quanto istituzioni finanziarie che operano principalmente su base consulenziale, le banche d’investimento necessitano di soluzioni software che combinino comunicazioni semplici con l’archiviazione di dati di alto livello. I banchieri investitori utilizzano le data room per raccogliere informazioni, eseguire la due diligence, presentare gli obiettivi ai potenziali acquirenti e assistere nell’integrazione post-transazione.
Oltre alla sicurezza avanzata, le data room consentono alle banche d’investimento di organizzare le proprie attività migliorando la responsabilità dei dipendenti e semplificando la reportistica.
Industria biotecnologica e farmaceutica
L’assistenza sanitaria è un altro settore che ha a che fare con quantità crescenti di dati riservati, come informazioni sui pazienti, risultati di ricerche e altro ancora. La mancata protezione di questi dati può portare allo spionaggio dei concorrenti o addirittura a una causa legale su larga scala.
Oltre ad aiutare gli utenti a proteggere i file sensibili, le data room aiutano a gestire procedure complesse e lunghe come le licenze. Archiviando tutta la documentazione necessaria in uno spazio centralizzato, le aziende possono ottenere le licenze necessarie molto più rapidamente.
1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.5
3. Datasite
4
4. Intralinks
3.9
5. Drooms
3.7
6. OneHub
3.6
7. CapLinked
3.2
8. BOX
3.1
Quali altri settori utilizzano le data room virtuali?
Una parte consistente dei riscontri ottenuti nella nostra ricerca sul settore delle data room ha indicato che ci sono molti più settori che utilizzano le data room virtuali rispetto al passato. Di seguito riportiamo tre degli esempi più significativi.
Immobili
Le società immobiliari si rivolgono alle data room virtuali per gestire i portafogli, comunicare con i potenziali investitori e monitorare i progetti a lungo termine. Gli strumenti delle data room consentono alle aziende di adottare un approccio informato alle transazioni immobiliari e di semplificare la gestione dei documenti.
Inoltre, le capacità del repository creano un registro di facile navigazione di tutte le transazioni finanziarie e di sviluppo passate, rendendo la localizzazione dei documenti molto più agevole durante le transazioni ad alto rischio.
Investimenti in startup
Gli investitori utilizzano le data room virtuali come piattaforma di strategia per confrontare le opportunità, richiedere i documenti necessari ed eseguire la due diligence. Le operazioni di successo possono poi essere trasferite nella sezione portafoglio della data room.
Allo stesso tempo, le startup possono utilizzare le soluzioni di virtual data room per commercializzare la propria azienda, organizzare lo sviluppo aziendale e prepararsi ad acquisizioni, fusioni o altre importanti transizioni.
IPO
Quando presentano un’offerta pubblica iniziale, le organizzazioni devono raccogliere un gran numero di documenti da depositare. Molti di questi file sono altamente riservati e richiedono un ulteriore livello di sicurezza. Inoltre, il processo di IPO richiede spesso una consulenza da parte di terzi, il che rende imperative le funzioni di collaborazione della data room.
12 motivi per cui le aziende scelgono le data room virtuali
1
Livelli ineguagliabili di sicurezza dei documenti riservati
2
Organizzazione e distribuzione semplice dei documenti
3
Spazio di lavoro centralizzato con flussi di lavoro trasparenti e maggiore responsabilità
4
Efficienza dei costi rispetto alle data room tradizionali
5
Soluzioni funzionali per la collaborazione e il processo decisionale a distanza
6
Elaborazione accelerata delle transazioni, dalla due diligence all'integrazione
7
L'investimento in una data room garantisce all'azienda un'immagine di affidabilità e lungimiranza
8
Accessibilità versatile di dati e persone
9
Opportunità illimitate per tutti i tipi di progetto
10
Le data room non richiedono in genere hardware o plug-in aggiuntivi
11
Possibilità di sfruttare l'esperienza e la consulenza del fornitore
12
Comunicazione migliorata grazie alle chat integrate, alle domande e risposte, alle videochiamate, ecc.
Quali sono le caratteristiche di sicurezza più importanti delle data room virtuali?
La sicurezza dei dati è la principale preoccupazione di tutte le aziende moderne. L’esigenza di una protezione costantemente aggiornata e di ferro spinge le aziende ad affidare i propri dati riservati alle data room virtuali. Un software avanzato per data room garantisce che i file degli utenti non vengano compromessi a diversi livelli.
Certificazioni di sicurezza
I fornitori di data room affidabili garantiscono che il loro prodotto sia conforme agli standard di sicurezza del settore. Il modo migliore per indicare se un fornitore prende sul serio la sicurezza è cercare certificazioni come ISO 27001, HIPAA e SOC 2.
Sicurezza dell’accesso
Il livello successivo di protezione dei dati consiste nel controllare chi può accedervi e come è autorizzato a interagire con essi. La condivisione sicura dei file all’interno delle data room virtuali è garantita dall’assegnazione di privilegi specifici in base al ruolo di ciascun utente.
Questa categoria di misure di sicurezza aiuta a proteggere i dati sensibili, a monitorare tutte le interazioni e a prevenire le minacce interne di fuga di notizie.
Sicurezza dei documenti
Oltre a garantire che i dati riservati siano accessibili solo a determinati utenti, gli amministratori possono assegnare ulteriori livelli di protezione. Alcuni esempi di protezione dei documenti sono le autorizzazioni di sola visualizzazione, i pop-up NDA e i percorsi dettagliati delle attività.
Sicurezza delle comunicazioni
Oltre alla protezione dei file, le data room virtuali consentono uno scambio sicuro di informazioni creando un ambiente protetto per tutti i tipi di comunicazione. Ad esempio, gli utenti possono scegliere di formare dei gruppi e discutere di determinati argomenti in privato, mentre tutte le loro interazioni sono criptate.
Una data room affidabile è una piattaforma sicura che consente agli utenti di archiviare e gestire i propri documenti sensibili in tutta tranquillità. L’aspetto più importante è selezionare un fornitore che offra le funzionalità di sicurezza e il livello di conformità richiesti.
Quali caratteristiche e funzioni offrono le data room virtuali?
Le data room virtuali offrono ai loro utenti una gamma illimitata di funzionalità. Tuttavia, ci sono diverse caratteristiche chiave che apportano il massimo valore, come descritto di seguito.
Funzionalità di gestione dei documenti
Le data room virtuali consentono agli utenti di accedere senza problemi ai documenti da qualsiasi dispositivo o luogo. Lo spazio digitale elimina la necessità di conservare copie fisiche, riducendo i costi e l’impegno di un archivio tradizionale. Altre funzioni che migliorano l’esperienza degli utenti nella gestione dei documenti sono:
Numerazione automatica dell’indice
Vista immediata
Hosting di dati ad alto volume
Creazione e sistematizzazione semplificata delle cartelle
Filigrana
Gestione degli utenti
Una data room ben progettata prevede diversi livelli di accesso che determinano quali tipi di dati ogni utente può recuperare e quali azioni può intraprendere. Altre caratteristiche che aiutano a gestire gli utenti sono:
Inviti in blocco
Impostazioni di gruppo e individuali
Gestione dei diritti digitali specifica per ruolo
Autenticazione a più fattori ad ogni accesso
Facilità d’uso
Gli utenti delle data room virtuali provengono da tutti i tipi di background tecnici, il che significa che il software deve essere abbastanza semplice da consentire a tutti di utilizzarlo in modo efficace. Due aspetti principali di un’usabilità avanzata sono un’interfaccia intuitiva e una distribuzione versatile, che comprende la compatibilità con tutti i sistemi operativi, compresi Windows, Linux e macOS.
Altre caratteristiche che migliorano l’esperienza dell’utente sono
Molteplici lingue integrate supportate
Ricerca avanzata
Personalizzazione
Single sign-on per più progetti
Alto livello di uptime del VDR
Funzione di reporting
Il monitoraggio delle attività e la reportistica consentono di esaminare il numero esatto di utenti che hanno interagito con documenti specifici, di valutare il loro impegno e di reindirizzare il flusso di lavoro, se necessario. Le seguenti funzioni di reportistica sono di grande aiuto per i dealmaker:
Registri di audit dettagliati
Visualizzazione infografica dell’attività della data room
Filigrana dinamica
Notifiche di accesso
Caratteristiche della comunicazione
Le data room virtuali consentono diversi livelli di comunicazione remota efficace. Con la giusta tecnologia, gli utenti possono discutere di affari tramite chat, chiamate, e-mail e altro ancora. Le caratteristiche tipiche che migliorano la comunicazione nelle data room sono:
Strumenti di collaborazione, come il task manager, con elementi attivabili
Domande e risposte integrate
Adattamento senza problemi di strumenti di programmazione e invio di e-mail di terze parti
Assistenza clienti
Un team di assistenza clienti efficace è fondamentale per il successo di una data room. Il modo migliore per valutare la qualità dell’assistenza è richiedere una demo gratuita o iscriversi a un periodo di prova e verificare la presenza di funzioni quali:
Disponibilità 24/7/365 tramite live chat, telefono o e-mail
Capacità di parlare più lingue
Supporto tecnico per la risoluzione di un singolo POC
La combinazione di tutti gli strumenti di cui sopra creerà una solida base per un’esperienza produttiva di data room virtuale.
Come configurare una data room virtuale in 3 rapidi passaggi
Una volta scelto il fornitore adatto, l’unica cosa che resta da fare è configurare la data room virtuale per la transazione imminente. Questa operazione può essere eseguita in tre fasi.
Creare gruppi e invitare gli utenti
Elencare tutti i potenziali utenti e suddividerli in gruppi in base al loro ruolo nell'azienda o al loro contributo al progetto accelererà notevolmente il processo di invito.
Impostare le autorizzazioni
Quando si assegnano le autorizzazioni, è importante combinare sicurezza e praticità. Ciò significa impostare le condizioni di accesso in base alle responsabilità di ciascun utente nel progetto.
Aggiungere documenti e file
La fase finale consiste nel riempire di contenuti la data room virtuale. Il modo più semplice per farlo è creare prima una struttura di cartelle e poi trasferire i documenti in blocco.
Confronto tra data room virtuali: come scegliere una data room virtuale
Scegliere la migliore data room virtuale può essere una sfida, soprattutto se sei alle prime armi e non hai mai avuto a che fare con le data room virtuali.
Esistono molti fornitori di VDR sul mercato e ognuno di essi presenta alcuni vantaggi e svantaggi.
Come scegliere la data room migliore per le vostre esigenze? Naturalmente, la scelta deve essere fatta in base alle vostre esigenze aziendali.
Per prima cosa, stabilite quali sono gli obiettivi e i risultati che volete raggiungere.
In secondo luogo, confrontate le data room virtuali sul web tenendo conto di criteri quali la competenza, il modello di prezzo, le misure di sicurezza, la capacità di archiviazione, ecc.
A cosa prestare attenzione durante il confronto tra data room?
Scegliere la tabella di comparazione delle data room che abbiamo preparato sopra potrebbe far risparmiare tempo all’indagine. In essa sono già presenti i 10 fornitori leader del settore. Basta affidarsi alla valutazione, alle recensioni e ai commenti di ciascun fornitore e decidere quale sia il migliore per voi.
Tuttavia, c’è la possibilità di fare un confronto tra le data room virtualida soli.
Cosa tenere presente se si sceglie questa alternativa? Per avere un quadro più completo, ti consigliamo di prestare attenzione a questi criteri quando esamini le data room virtuali:
Reputazione del fornitore
Facilità d’uso
Sicurezza dell’accesso
Caratteristiche di sicurezza del documento
Funzionalità di gestione dei documenti
Possibilità di report e analisi
Caratteristiche uniche che distinguono un fornitore
Qualità del servizio clienti
Prezzi
Esaminiamo ora ciascuno dei punti in modo più dettagliato e, a titolo di esempio, confrontiamo tre delle migliori data room: iDeals, Citrix e Datasite.
Di norma, i fornitori di VDR affidabili sono apprezzati dai loro clienti.
Pertanto, se stai cercando le migliori data room virtuali, cerca il feedback dei clienti.
A tale scopo, controlla le piattaforme di recensioni più popolari, come Capterra e G2. Fai attenzione alla valutazione complessiva, al numero di recensioni ricevute da un determinato fornitore e al fatto che il feedback sia positivo o negativo.
Per quanto riguarda i fornitori che abbiamo recensito, ecco cosa abbiamo scoperto:
iDeals è piuttosto popolare tra i suoi clienti. La maggior parte delle recensioni che iDeals riceve sono positive, e quelle con una valutazione più bassa sono anche più un suggerimento che esperienze negative.
Il numero di recensioni degli utenti di Citrix è leggermente superiore a quello di iDeals e sono per lo più positive. Questo dato parla sicuramente della popolarità del fornitore. Tuttavia, rispetto a Citrix, iDeals non ha recensioni a una stella.
L’impressione complessiva che gli utenti hanno di Datasite è principalmente positiva, considerando i feedback che condividono. Non abbiamo riscontrato alcuna recensione inferiore a 4 stelle. D’altra parte, il numero di recensioni dei clienti è significativamente inferiore a quello di iDeals e Citrix. Possiamo concludere che, sebbene la qualità del servizio offerto da Citrix sia elevata, la sua popolarità è ancora in crescita.
L’interfaccia utente del vostro futuro software VDR è più importante di quanto pensiate.
La data room virtuale deve essere facile da navigare, indipendentemente dal tuo background tecnico. E non si tratta solo del design. È importante anche il modo in cui vengono presentate le informazioni, l’organizzazione delle cartelle e la presenza di opzioni di organizzazione automatica.
Ecco cosa dicono gli utenti sull’usabilità di iDeals, Citrix e Datasite:
La facilità d’uso è in effetti l’osservazione più comune che tutti i clienti attuali e precedenti menzionano quando recensiscono iDeals. E possiamo capirlo. Il software è estremamente facile da usare. È facile da configurare e navigare. Non ci sono plugin o software aggiuntivi a cui rispondere per iniziare a utilizzare iDeals, il che lo rende ancora più interessante per gli utenti.
Al contrario, alcuni clienti indicano che Citrix potrebbe fare meglio in termini di usabilità. Tra le altre cose, menzionano alcune disconnessioni dall’integrazione con Outlook e ritengono che la navigazione per i destinatari sia confusa.
Non ci sono molte recensioni di Datasite per valutare le impressioni generali sull’usabilità, ma tutte quelle esistenti ne lodano la facilità d’uso. E possiamo confermarlo anche noi. Il software è moderno e ha un’interfaccia intuitiva. È facile da configurare, condividere i file e navigare al loro interno.
L’obiettivo iniziale di utilizzare una data room virtuale è probabilmente quello di condividere file riservati con più parti.
Ovviamente, sarà importante controllare le autorizzazioni di cui dispone ogni utente della data room virtuale.
Le migliori data room offrono funzioni di base come l’autenticazione a più fattori, autorizzazioni granulari per gli utenti e altro ancora.
iDeals ha dimostrato di essere un fornitore che ha il minimo indispensabile di funzioni di sicurezza per l’accesso. Tuttavia, offre anche la sicurezza dell’impersonificazione dell’utente, la gestione dei dispositivi mobili, il controllo e la scadenza degli accessi e le limitazioni di tempo e IP.
Citrix sembra conquistare l’ammirazione dei clienti anche per quanto riguarda le funzioni di sicurezza dell’accesso. I clienti non segnalano particolari problemi nell’impostazione dei diritti di accesso. Quello che ci è piaciuto di più di Citrix è che è possibile impostare l’accesso in sola visualizzazione a qualsiasi file, in modo che nessuno possa modificarlo.
Datasite consente inoltre di controllare tutte le autorizzazioni degli utenti e di mantenere i dati protetti da occhi indesiderati.
La sicurezza della tua documentazione sensibile è la prima cosa che ci si aspetta da un fornitore di VDR. Tutte le aziende di virtual data room garantiscono la sicurezza dei vostri documenti con l’aiuto di diverse funzioni. Le più comuni sono il watermarking dinamico, la redenzione e altre ancora.
Abbiamo analizzato a fondo l’offerta dei nostri 3 migliori fornitori di VDR ed ecco le nostre osservazioni:
iDeals sembra avere tutte le caratteristiche di base e anche di più. Oltre al watermarking e alla redenzione, ci sono anche un visualizzatore sicuro di fogli di calcolo, la visualizzazione del recinto e la distruzione remota. In qualità di potenziali abbonati, ci piacerebbe che il provider prestasse così tanta attenzione ai modi in cui le nostre informazioni riservate possono essere protette.
I clienti di Citrix sono soddisfatti anche della sicurezza dei documenti offerta dal fornitore. La maggior parte delle recensioni sottolinea che le misure di sicurezza sono sicuramente una parte importante del software. Tuttavia, la gamma di funzioni di sicurezza dei dati non è molto varia rispetto a iDeals.
Invece di implementare diverse opzioni di sicurezza per i documenti, Datasite si concentra su un paio di opzioni principali, con la redenzione AI come caratteristica principale. È facile eliminare le informazioni relative al GDPR con un solo clic. Per alcuni è sufficiente. Ma a nostro avviso, qualche aggiornamento nelle funzioni di sicurezza dei documenti non guasterebbe.
Caricando grandi volumi di dati, voi e gli altri utenti dovete essere in grado di navigare e gestire facilmente tutti questi file.
Come confrontare le data room virtuali per quanto riguarda le funzionalità di gestione dei dati? Naturalmente, la gamma di funzioni che dovresti aspettarti da un particolare fornitore dipenderà principalmente dalle dimensioni della tua azienda. Ad esempio, se hai una startup, il volume della tua documentazione sarà notevolmente inferiore a quello di un’azienda. Pertanto, non avrai bisogno di numerosi strumenti di gestione dei dati.
Abbiamo analizzato a fondo il modo in cui iDeals, Citrix e Datasite offrono di gestire la documentazione che i loro clienti caricano nella data room.
Dall’elenco delle funzionalità di gestione dei documenti offerte da iDeals , è evidente che questo software si adatta perfettamente alle esigenze di aziende di qualsiasi dimensione. L’azienda offre il drag-n-drop e il caricamento in blocco, la numerazione automatica degli indici, la ricerca full-text, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), diverse integrazioni e altro ancora. È inoltre possibile caricare file di oltre 25 formati, il che semplifica notevolmente il flusso di lavoro.
Citrix si sforza inoltre di rendere più semplice la gestione dei documenti per i clienti con l’aiuto di funzioni quali la ricerca full-text, i modelli di creazione di cartelle e il versionamento dei file. Sebbene questi strumenti siano sufficienti, le grandi aziende potrebbero desiderare una maggiore varietà.
Rispetto a Citrix, Datasite è più universale. Abbiamo scoperto che gli utenti possono gestire i loro file attraverso la ricerca multilingue (circa 16 lingue), l’OCR, l’anteprima dei file, le categorie AI intelligenti e persino la traduzione dei documenti. Ciò significa che sia le piccole che le grandi aziende possono navigare facilmente tra i grandi volumi di dati.
La possibilità di tenere traccia di tutte le attività svolte nella data room virtuale durante il progetto ne aumenta notevolmente l’efficacia.
Cerca le funzioni di analisi e reportistica offerte da un determinato fornitore e decidete in base a come questi servizi si adattano alle esigenze della tua azienda.
Sulla base della nostra indagine, possiamo confermare che iDeals comprende l’esigenza degli utenti di controllare l’attività nei loro VDR. Utilizzando la virtual data room di iDeals, è possibile ottenere una registrazione di ogni azione eseguita sui propri file. Ciò avviene con l’aiuto di audit trail completi, report con codici colore e report di gruppo.
Sebbene Citrix fornisca diverse opzioni di reportistica, esse consentono comunque un monitoraggio efficiente. La sezione analitica offre un’istantanea delle statistiche relative agli utenti più attivi, ai documenti più visualizzati, alle ricerche recenti e ai documenti visualizzati più a lungo.
Troviamo che le capacità di reporting e di analisi di Datasite non siano molto diverse da quelle di iDeals, ma comunque efficaci. Si ottiene un resoconto dettagliato dell’attività su una dashboard, sufficiente per monitorare dove si sta muovendo il progetto e a che velocità.
Quando è difficile decidere, presta attenzione a ciò che distingue ogni fornitore di virtual data room dagli altri. Di norma, ogni software VDR presenta alcune caratteristiche uniche che non sono offerte da altri fornitori.
Dopo un approfondito confronto tra data room virtuali, ecco cosa abbiamo scoperto su iDeals, Citrix e Datasite.
A prima vista, si potrebbe pensare che iDeals fornisca funzioni piuttosto basilari. Ma è proprio questo che rende unico questo fornitore. iDeals si concentra sulla qualità dell’esperienza più che sull’unicità. Garantisce un utilizzo senza problemi con funzioni di sicurezza e gestione di base, ma le rende molto più varie rispetto ad altri fornitori. Include una personalizzazione completa, un’estrema facilità d’uso, vari strumenti di sicurezza e altro ancora.
Citrix offre Citrix ShareFile StorageZone Connectors. Questa funzione consente agli utenti mobili di creare una connessione sicura alle condivisioni di rete CIFS esistenti e alle librerie di documenti SharePoint.
Datasite si distingue per la sua Sandbox (cartella di staging). Si tratta in pratica di un’area di staging gratuita prima e durante il periodo live, dove è possibile organizzare i nuovi documenti lontano dagli offerenti.
Quando si cerca la migliore data room virtuale, è importante considerare anche la qualità dell’assistenza clienti fornita da un determinato software.
Presta attenzione alle modalità di contatto offerte, alla velocità con cui ricevi la risposta e alla competenza del team.
La maggior parte degli utenti di iDeals afferma che il supporto è stato eccezionale. E noi possiamo confermarlo. Abbiamo provato a contattare il team di assistenza tramite tutte e tre le opzioni di contatto esistenti: chat, e-mail e telefono. La velocità di risposta in chat è stata di soli 15 secondi, il che la dice lunga sull’approccio incentrato sul cliente.
Al contrario, l’esperienza con Citrix non è stata altrettanto piacevole. Il software non dispone di un’opzione di chat sul sito web, quindi se hai un problema urgente, potresti non ricevere aiuto tempestivamente. Tuttavia, la qualità del supporto è innegabile: i membri del team di supporto sono competenti e pronti ad assistervi in qualsiasi momento.
Anche il supporto di Datasite ci sembra impeccabile, sebbene non ci sia una chat online. L’assistenza è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ed è possibile contattarla via e-mail o telefonicamente. Gli utenti indicano che la loro esperienza con l’assistenza è stata piacevole e che il manager è stato disponibile.
Naturalmente, il prezzo è uno dei fattori chiave che possono influenzare la tua decisione.
I modelli di prezzo dei moderni fornitori di data room virtuali sono molto diversi tra loro, quindi è necessario concentrarsi sulle proprie esigenze e assicurarsi che il rapporto tra prezzo e qualità sia giustificato.
Ecco cosa abbiamo scoperto sui prezzi di iDeals, Citrix e Datasite.
iDeals offre tre piani di abbonamento in base alle esigenze aziendali. È possibile visualizzare tutti i dettagli su ciò che è incluso in ogni piano, il che aiuta molto a prendere la decisione giusta. L’unica cosa che ci è mancata sono le informazioni sui prezzi effettivi sul sito ufficiale: per conoscere il costo, abbiamo dovuto contattare il supporto.
Al contrario, Citrix ha prezzi trasparenti. Siamo riusciti a sapere non solo quali funzioni include ciascuno dei quattro piani tariffari, ma anche il prezzo esatto al mese.
I prezzi di Datasite non sono così evidenti a prima vista. Per ottenere informazioni sui prezzi, abbiamo dovuto contattare il supporto e le vendite, perché sul sito ufficiale non c’è nulla sul modello di prezzo.
Considerando il confronto dettagliato tra iDeals, Citrix e Datasite riportato sopra, si nota che ogni fornitore presenta vantaggi e svantaggi.
Quando scegliete una data room virtuale, concentratevi principalmente sulle vostre esigenze aziendali e prestate attenzione ai fattori su cui ci siamo basati per confrontare i tre fornitori.
Il costo dei servizi di virtual data room varia a seconda del modello di prezzo e del fornitore. Gli elementi da considerare sono gli obiettivi del progetto, perché ognuno di essi può essere convertito in una funzione all'interno del VDR. In generale, i fornitori possono addebitare i costi per pagina, per utente o per dimensione di storage. Può anche essere previsto un canone mensile fisso per un particolare insieme di funzioni. Il prezzo può aumentare ulteriormente se il fornitore di VDR offre altre funzioni avanzate.
Una data room virtuale è un archivio online sicuro per l'archiviazione e la condivisione di dati tra le parti interessate. Viene comunemente utilizzato durante le trattative di fusione e acquisizione. Le funzionalità standard includono caratteristiche quali permessi avanzati, uno strumento per le domande e le risposte, l'autenticazione a più fattori, rapporti e voci di monitoraggio e altro. Nella maggior parte dei casi, si preferisce una soluzione cloud che non richiede alcuna installazione.
La "data room" è un archivio online per l'archiviazione di dati sensibili e riservati per le aziende. Una data room viene solitamente utilizzata per scopi legali, di due diligence, di fusioni e acquisizioni. Prima delle data room virtuali, le aziende utilizzavano solo data room fisiche, che erano uffici standard con un livello di protezione più elevato.
Le data room virtuali sono un passo avanti e hanno spostato la tradizionale sede dell'ufficio al deposito online. Le funzionalità della VDR sono diventate più diversificate: oltre a salvare le informazioni dell'azienda di destinazione, è ora possibile tracciare le voci e il flusso di dati, effettuare transazioni finanziarie, modificare/cancellare/aggiornare i file aggiunti, ecc.
Lo scopo e la funzionalità delle data room nell'investment banking non differiscono significativamente dal loro utilizzo in altri settori. Una data room per l'investment banking è un magazzino online che consente l'accesso ai file scaricati da qualsiasi utente autorizzato di varie regioni del mondo. Le data room virtuali semplificano la due diligence per entrambe le parti dell'operazione, consentendo loro di gestire le transazioni M&A in modo più efficiente. A loro volta, i banchieri d'investimento possono controllare gli utenti che entrano nella VDR, tracciando la durata delle sessioni e la documentazione su cui hanno lavorato.
L'uso tipico delle data room virtuali è quello delle fusioni e acquisizioni, soprattutto per quanto riguarda il processo di due diligence, che richiede l'archiviazione e la condivisione di tonnellate di file sull'offerta dell'azienda target. Questi archivi online possono essere utili per le aziende che hanno un volume simile di dati da archiviare o che hanno bisogno di organizzare l'accesso remoto di più utenti alle informazioni contemporaneamente, garantendo la riservatezza dei documenti.
Diverse differenze cruciali non permettono di considerare Dropbox una data room virtuale. Una di queste è che, nonostante il suo sviluppo e i suoi aggiornamenti rivoluzionari, Dropbox è stato progettato per semplificare la condivisione dei dati tra gli utenti di Internet senza contribuire alla sua sicurezza. Anche la struttura del software è diversa. Mentre Dropbox si basa su un'unica cartella principale contenente tutti i dati, le data room comprendono progetti separati con accesso autorizzato a ciascuno di essi. Inoltre, l'assistenza di un team di supporto aiuta a condurre una transazione M&A di successo attraverso una data room virtuale, e Dropbox non è abbastanza sicuro e professionale per gestire un'operazione commerciale seria.
Le fusioni e acquisizioni (M&A) si verificano quando l'azienda target vende la propria offerta a potenziali offerenti per ricevere i ricavi previsti. Questa transazione non può essere conclusa senza che il marchio acquirente effettui controlli di due diligence e analizzi informazioni sensibili e riservate. Le data room virtuali per le fusioni e le acquisizioni sono necessarie perché sono progettate per conservare tutte le informazioni rilevanti per l'operazione in un'unica soluzione cloud sicura e per promuovere la condivisione e l'aggiornamento dei documenti senza problemi.
Il software della data room è una soluzione digitale unica per archiviare e condividere dati sensibili e proprietari con le parti interessate alle operazioni di fusione e acquisizione o ad altre forme di transazioni commerciali. I documenti scaricati sono protetti da tecnologie di crittografia, autenticazione a più fattori e autorizzazioni configurabili basate sui ruoli. Considerando che diversi utenti possono accedere ai file archiviati simultaneamente, è possibile controllare le loro prestazioni con serie di regole separate.
La due diligence è il processo di verifica dell'affidabilità e dei vantaggi dell'offerta della società target, di scelta della strategia più appropriata per le operazioni di fusione e acquisizione e di verifica dell'adeguatezza dell'operazione.
Il processo inizia quando le parti firmano la lettera di intenti (LOI) ed è richiesto in quasi tutte le fusioni e acquisizioni. La due diligence prevede l'indagine e la verifica di tutti i dati relativi alle attività dell'organizzazione acquisita, compresi i documenti societari, i bilanci, i contratti con i clienti, gli elenchi delle proprietà intellettuali, degli immobili e di qualsiasi altro bene, e così via, che possono essere archiviati in un VDR progettato per la due diligence delle fusioni e acquisizioni. Questa fase consente all'acquirente di stabilire se i fatti forniti rendono l'affare degno di essere investito.
Oltre a preparare i dati da archiviare e condividere tramite la data room, gli interessati devono selezionare un fornitore di VDR affidabile e rispettabile. Una volta completata l'operazione, per creare una data room è sufficiente aprire il repository, creare gruppi di documenti, invitare nuovi utenti aggiungendo le loro e-mail e personalizzare la funzionalità per organizzare un accesso limitato ai documenti e ai file aggiunti.
Le data room semplificano l'archiviazione e la condivisione di dati sensibili e commerciali di qualsiasi azienda. Ciò è particolarmente utile durante gli accordi di fusione e acquisizione. Allo stesso tempo, il software della data room garantisce un elevato livello di sicurezza e promuove un processo decisionale più rapido per il venditore e l'acquirente. Il motivo è la possibilità di analizzare i dati da qualsiasi parte del mondo, senza la necessità di recarsi presso la sede dell'azienda target e di avere opportunità limitate per un controllo una tantum. Le data room virtuali tendono a essere più efficienti dal punto di vista dei costi e intuitive nel funzionamento e nella regolazione nel lungo periodo.
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