I migliori fornitori di data room virtuali

La tecnologia delle data room virtuali è un elemento inevitabile di qualsiasi transazione commerciale. Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano le data room come spazi di deposito aziendale, piattaforme di comunicazione e strumenti per le decisioni strategiche. 

Una data room elettronica ben selezionata offre livelli di sicurezza, funzionalità e versatilità senza precedenti. I deal maker hanno ora a disposizione un numero illimitato di opzioni per sfruttare strumenti sofisticati e flussi di lavoro predefiniti ed elaborare più rapidamente qualsiasi transazione.

Di conseguenza, l’aumento della convenienza e della disponibilità delle data room virtuali ha reso quasi obsoleto il concetto di data room fisica in tutti i settori. 

Che cos’è una data room virtuale?

Una data room virtuale è una piattaforma online che combina l’archiviazione nel cloud con vari strumenti per le transazioni di alto livello. Una data room digitale può essere particolarmente vantaggiosa per i processi che comportano grandi volumi di documentazione, in quanto funziona come un archivio aziendale remoto.

Una data room virtuale online può anche servire come piattaforma di collaborazione per le operazioni quotidiane, la gestione del consiglio di amministrazione e tutti i progetti che richiedono il contributo simultaneo di più parti. Alcuni degli esempi più comuni di applicazioni di data room virtuali sono le fusioni e acquisizioni, la due diligence aziendale, la gestione del portafoglio e la raccolta di capitali. 

Quali sono i casi d’uso più diffusi delle data room virtuali? 

Secondo la nostra ricerca, le data room hanno molto da offrire alle piccole, medie e grandi imprese di molti settori. Tuttavia, in base alle recenti acquisizioni, ci sono diversi settori che si affidano maggiormente al software di data room virtuale.

Di seguito sono riportati i principali casi d’uso delle data room virtuali in ordine di popolarità. 

M&A e due diligence

Le fusioni e le acquisizioni sono fondamentali per la crescita e lo sviluppo di chiunque, dalle piccole imprese alle grandi aziende. Inoltre, molti settori, come le startup tecnologiche, si affidano esclusivamente all’acquisizione come strategia di uscita o traguardo significativo. 

La sfida più grande di ogni operazione di M&A è la due diligence approfondita. I partecipanti all’operazione devono esaminare un’immensa quantità di documenti in tempi relativamente stretti.

Le data room virtuali contribuiscono a creare ambienti agili e attrezzati per accedere ai file necessari in pochi secondi, consentendo di prendere prima le decisioni chiave. Sia gli studi professionali che le aziende beneficiano dell’accessibilità universale e delle soluzioni automatizzate offerte dalle moderne data room.

Fondi e private equity

I fondi di alto profilo e le società di private equity trattano in genere molti dati riservati. Ciò richiede una maggiore sicurezza e trasparenza interna. Le data room virtuali offrono numerosi strumenti per qualsiasi processo, dalla raccolta di capitali alla consulenza sugli investimenti, proteggendo i dati degli utenti e consentendo l’accesso a varie analisi. 

Legale

Gli avvocati e gli studi legali devono rispettare norme rigorose per garantire la legittimità della loro attività. Allo stesso tempo, devono occuparsi di molti documenti sensibili e informazioni private. 

Ciò significa che il settore legale è uno dei primi a beneficiare delle funzionalità leader del settore delle data room virtuali, come la crittografia, il controllo degli accessi e il recupero remoto. 

Investimento bancario

In quanto istituzioni finanziarie che operano principalmente su base consulenziale, le banche d’investimento necessitano di soluzioni software che combinino comunicazioni semplici con l’archiviazione di dati di alto livello. I banchieri investitori utilizzano le data room per raccogliere informazioni, eseguire la due diligence, presentare gli obiettivi ai potenziali acquirenti e assistere nell’integrazione post-transazione. 

Oltre alla sicurezza avanzata, le data room consentono alle banche d’investimento di organizzare le proprie attività migliorando la responsabilità dei dipendenti e semplificando la reportistica.

Industria biotecnologica e farmaceutica

L’assistenza sanitaria è un altro settore che ha a che fare con quantità crescenti di dati riservati, come informazioni sui pazienti, risultati di ricerche e altro ancora. La mancata protezione di questi dati può portare allo spionaggio dei concorrenti o addirittura a una causa legale su larga scala. 

Oltre ad aiutare gli utenti a proteggere i file sensibili, le data room aiutano a gestire procedure complesse e lunghe come le licenze. Archiviando tutta la documentazione necessaria in uno spazio centralizzato, le aziende possono ottenere le licenze necessarie molto più rapidamente. 

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.5
3. Datasite
4
4. Intralinks
3.9
5. Drooms
3.7
6. OneHub
3.6
7. CapLinked
3.2
8. BOX
3.1

Quali altri settori utilizzano le data room virtuali?

Una parte consistente dei riscontri ottenuti nella nostra ricerca sul settore delle data room ha indicato che ci sono molti più settori che utilizzano le data room virtuali rispetto al passato. Di seguito riportiamo tre degli esempi più significativi. 

Immobili

Le società immobiliari si rivolgono alle data room virtuali per gestire i portafogli, comunicare con i potenziali investitori e monitorare i progetti a lungo termine. Gli strumenti delle data room consentono alle aziende di adottare un approccio informato alle transazioni immobiliari e di semplificare la gestione dei documenti. 

Inoltre, le capacità del repository creano un registro di facile navigazione di tutte le transazioni finanziarie e di sviluppo passate, rendendo la localizzazione dei documenti molto più agevole durante le transazioni ad alto rischio. 

Investimenti in startup

Gli investitori utilizzano le data room virtuali come piattaforma di strategia per confrontare le opportunità, richiedere i documenti necessari ed eseguire la due diligence. Le operazioni di successo possono poi essere trasferite nella sezione portafoglio della data room. 

Allo stesso tempo, le startup possono utilizzare le soluzioni di virtual data room per commercializzare la propria azienda, organizzare lo sviluppo aziendale e prepararsi ad acquisizioni, fusioni o altre importanti transizioni. 

IPO

Quando presentano un’offerta pubblica iniziale, le organizzazioni devono raccogliere un gran numero di documenti da depositare. Molti di questi file sono altamente riservati e richiedono un ulteriore livello di sicurezza. Inoltre, il processo di IPO richiede spesso una consulenza da parte di terzi, il che rende imperative le funzioni di collaborazione della data room.

12 motivi per cui le aziende scelgono le data room virtuali

1

Livelli ineguagliabili di sicurezza dei documenti riservati

2

Organizzazione e distribuzione semplice dei documenti

3

Spazio di lavoro centralizzato con flussi di lavoro trasparenti e maggiore responsabilità

4

Efficienza dei costi rispetto alle data room tradizionali

5

Soluzioni funzionali per la collaborazione e il processo decisionale a distanza

6

Elaborazione accelerata delle transazioni, dalla due diligence all'integrazione

7

L'investimento in una data room garantisce all'azienda un'immagine di affidabilità e lungimiranza

8

Accessibilità versatile di dati e persone

9

Opportunità illimitate per tutti i tipi di progetto

10

Le data room non richiedono in genere hardware o plug-in aggiuntivi

11

Possibilità di sfruttare l'esperienza e la consulenza del fornitore

12

Comunicazione migliorata grazie alle chat integrate, alle domande e risposte, alle videochiamate, ecc.

Quali sono le caratteristiche di sicurezza più importanti delle data room virtuali?

La sicurezza dei dati è la principale preoccupazione di tutte le aziende moderne. L’esigenza di una protezione costantemente aggiornata e di ferro spinge le aziende ad affidare i propri dati riservati alle data room virtuali. Un software avanzato per data room garantisce che i file degli utenti non vengano compromessi a diversi livelli. 

data room features

Certificazioni di sicurezza 

I fornitori di data room affidabili garantiscono che il loro prodotto sia conforme agli standard di sicurezza del settore. Il modo migliore per indicare se un fornitore prende sul serio la sicurezza è cercare certificazioni come ISO 27001, HIPAA e SOC 2.

Sicurezza dell’accesso

Il livello successivo di protezione dei dati consiste nel controllare chi può accedervi e come è autorizzato a interagire con essi. La condivisione sicura dei file all’interno delle data room virtuali è garantita dall’assegnazione di privilegi specifici in base al ruolo di ciascun utente.  

Questa categoria di misure di sicurezza aiuta a proteggere i dati sensibili, a monitorare tutte le interazioni e a prevenire le minacce interne di fuga di notizie. 

Sicurezza dei documenti

Oltre a garantire che i dati riservati siano accessibili solo a determinati utenti, gli amministratori possono assegnare ulteriori livelli di protezione. Alcuni esempi di protezione dei documenti sono le autorizzazioni di sola visualizzazione, i pop-up NDA e i percorsi dettagliati delle attività. 

Sicurezza delle comunicazioni

Oltre alla protezione dei file, le data room virtuali consentono uno scambio sicuro di informazioni creando un ambiente protetto per tutti i tipi di comunicazione. Ad esempio, gli utenti possono scegliere di formare dei gruppi e discutere di determinati argomenti in privato, mentre tutte le loro interazioni sono criptate.

Una data room affidabile è una piattaforma sicura che consente agli utenti di archiviare e gestire i propri documenti sensibili in tutta tranquillità. L’aspetto più importante è selezionare un fornitore che offra le funzionalità di sicurezza e il livello di conformità richiesti.

Quali caratteristiche e funzioni offrono le data room virtuali? 

Le data room virtuali offrono ai loro utenti una gamma illimitata di funzionalità. Tuttavia, ci sono diverse caratteristiche chiave che apportano il massimo valore, come descritto di seguito.

Funzionalità di gestione dei documenti

Le data room virtuali consentono agli utenti di accedere senza problemi ai documenti da qualsiasi dispositivo o luogo. Lo spazio digitale elimina la necessità di conservare copie fisiche, riducendo i costi e l’impegno di un archivio tradizionale. Altre funzioni che migliorano l’esperienza degli utenti nella gestione dei documenti sono:

  • Numerazione automatica dell’indice
  • Vista immediata
  • Hosting di dati ad alto volume
  • Creazione e sistematizzazione semplificata delle cartelle
  • Filigrana

Gestione degli utenti

Una data room ben progettata prevede diversi livelli di accesso che determinano quali tipi di dati ogni utente può recuperare e quali azioni può intraprendere. Altre caratteristiche che aiutano a gestire gli utenti sono:

  • Inviti in blocco
  • Impostazioni di gruppo e individuali
  • Gestione dei diritti digitali specifica per ruolo
  • Autenticazione a più fattori ad ogni accesso 

Facilità d’uso

Gli utenti delle data room virtuali provengono da tutti i tipi di background tecnici, il che significa che il software deve essere abbastanza semplice da consentire a tutti di utilizzarlo in modo efficace. Due aspetti principali di un’usabilità avanzata sono un’interfaccia intuitiva e una distribuzione versatile, che comprende la compatibilità con tutti i sistemi operativi, compresi Windows, Linux e macOS.

Altre caratteristiche che migliorano l’esperienza dell’utente sono

  • Molteplici lingue integrate supportate
  • Ricerca avanzata
  • Personalizzazione
  • Single sign-on per più progetti
  • Alto livello di uptime del VDR

Funzione di reporting

Il monitoraggio delle attività e la reportistica consentono di esaminare il numero esatto di utenti che hanno interagito con documenti specifici, di valutare il loro impegno e di reindirizzare il flusso di lavoro, se necessario. Le seguenti funzioni di reportistica sono di grande aiuto per i dealmaker:

  • Registri di audit dettagliati
  • Visualizzazione infografica dell’attività della data room
  • Filigrana dinamica
  • Notifiche di accesso

Caratteristiche della comunicazione

Le data room virtuali consentono diversi livelli di comunicazione remota efficace. Con la giusta tecnologia, gli utenti possono discutere di affari tramite chat, chiamate, e-mail e altro ancora. Le caratteristiche tipiche che migliorano la comunicazione nelle data room sono:

  • Strumenti di collaborazione, come il task manager, con elementi attivabili
  • Domande e risposte integrate
  • Adattamento senza problemi di strumenti di programmazione e invio di e-mail di terze parti

Assistenza clienti

Un team di assistenza clienti efficace è fondamentale per il successo di una data room. Il modo migliore per valutare la qualità dell’assistenza è richiedere una demo gratuita o iscriversi a un periodo di prova e verificare la presenza di funzioni quali:

  • Disponibilità 24/7/365 tramite live chat, telefono o e-mail
  • Capacità di parlare più lingue
  • Supporto tecnico per la risoluzione di un singolo POC

La combinazione di tutti gli strumenti di cui sopra creerà una solida base per un’esperienza produttiva di data room virtuale.

Come configurare una data room virtuale in 3 rapidi passaggi

Una volta scelto il fornitore adatto, l’unica cosa che resta da fare è configurare la data room virtuale per la transazione imminente. Questa operazione può essere eseguita in tre fasi.

Creare gruppi e invitare gli utenti

Elencare tutti i potenziali utenti e suddividerli in gruppi in base al loro ruolo nell'azienda o al loro contributo al progetto accelererà notevolmente il processo di invito.

Impostare le autorizzazioni

Quando si assegnano le autorizzazioni, è importante combinare sicurezza e praticità. Ciò significa impostare le condizioni di accesso in base alle responsabilità di ciascun utente nel progetto.

Aggiungere documenti e file

La fase finale consiste nel riempire di contenuti la data room virtuale. Il modo più semplice per farlo è creare prima una struttura di cartelle e poi trasferire i documenti in blocco.

Confronto tra data room virtuali: come scegliere una data room virtuale

Scegliere la migliore data room virtuale può essere una sfida, soprattutto se sei alle prime armi e non hai mai avuto a che fare con le data room virtuali. 

Esistono molti fornitori di VDR sul mercato e ognuno di essi presenta alcuni vantaggi e svantaggi. 


Come scegliere la data room migliore per le vostre esigenze? Naturalmente, la scelta deve essere fatta in base alle vostre esigenze aziendali. 

Per prima cosa, stabilite quali sono gli obiettivi e i risultati che volete raggiungere. 

In secondo luogo, confrontate le data room virtuali sul web tenendo conto di criteri quali la competenza, il modello di prezzo, le misure di sicurezza, la capacità di archiviazione, ecc. 

A cosa prestare attenzione durante il confronto tra data room? 

Scegliere la tabella di comparazione delle data room che abbiamo preparato sopra potrebbe far risparmiare tempo all’indagine. In essa sono già presenti i 10 fornitori leader del settore. Basta affidarsi alla valutazione, alle recensioni e ai commenti di ciascun fornitore e decidere quale sia il migliore per voi.

Tuttavia, c’è la possibilità di fare un confronto tra le data room virtuali da soli. 

Cosa tenere presente se si sceglie questa alternativa? Per avere un quadro più completo, ti consigliamo di prestare attenzione a questi criteri quando esamini le data room virtuali:

  • Reputazione del fornitore
  • Facilità d’uso
  • Sicurezza dell’accesso
  • Caratteristiche di sicurezza del documento
  • Funzionalità di gestione dei documenti
  • Possibilità di report e analisi
  • Caratteristiche uniche che distinguono un fornitore
  • Qualità del servizio clienti
  • Prezzi

Esaminiamo ora ciascuno dei punti in modo più dettagliato e, a titolo di esempio, confrontiamo tre delle migliori data room: iDeals, Citrix e Datasite.

Come scegliere una data room virtuale

Considerando il confronto dettagliato tra iDeals, Citrix e Datasite riportato sopra, si nota che ogni fornitore presenta vantaggi e svantaggi. 

Quando scegliete una data room virtuale, concentratevi principalmente sulle vostre esigenze aziendali e prestate attenzione ai fattori su cui ci siamo basati per confrontare i tre fornitori.

FAQ

Il costo dei servizi di virtual data room varia a seconda del modello di prezzo e del fornitore. Gli elementi da considerare sono gli obiettivi del progetto, perché ognuno di essi può essere convertito in una funzione all'interno del VDR. In generale, i fornitori possono addebitare i costi per pagina, per utente o per dimensione di storage. Può anche essere previsto un canone mensile fisso per un particolare insieme di funzioni. Il prezzo può aumentare ulteriormente se il fornitore di VDR offre altre funzioni avanzate.
Una data room virtuale è un archivio online sicuro per l'archiviazione e la condivisione di dati tra le parti interessate. Viene comunemente utilizzato durante le trattative di fusione e acquisizione. Le funzionalità standard includono caratteristiche quali permessi avanzati, uno strumento per le domande e le risposte, l'autenticazione a più fattori, rapporti e voci di monitoraggio e altro. Nella maggior parte dei casi, si preferisce una soluzione cloud che non richiede alcuna installazione.
La "data room" è un archivio online per l'archiviazione di dati sensibili e riservati per le aziende. Una data room viene solitamente utilizzata per scopi legali, di due diligence, di fusioni e acquisizioni. Prima delle data room virtuali, le aziende utilizzavano solo data room fisiche, che erano uffici standard con un livello di protezione più elevato. Le data room virtuali sono un passo avanti e hanno spostato la tradizionale sede dell'ufficio al deposito online. Le funzionalità della VDR sono diventate più diversificate: oltre a salvare le informazioni dell'azienda di destinazione, è ora possibile tracciare le voci e il flusso di dati, effettuare transazioni finanziarie, modificare/cancellare/aggiornare i file aggiunti, ecc.
Lo scopo e la funzionalità delle data room nell'investment banking non differiscono significativamente dal loro utilizzo in altri settori. Una data room per l'investment banking è un magazzino online che consente l'accesso ai file scaricati da qualsiasi utente autorizzato di varie regioni del mondo. Le data room virtuali semplificano la due diligence per entrambe le parti dell'operazione, consentendo loro di gestire le transazioni M&A in modo più efficiente. A loro volta, i banchieri d'investimento possono controllare gli utenti che entrano nella VDR, tracciando la durata delle sessioni e la documentazione su cui hanno lavorato.
L'uso tipico delle data room virtuali è quello delle fusioni e acquisizioni, soprattutto per quanto riguarda il processo di due diligence, che richiede l'archiviazione e la condivisione di tonnellate di file sull'offerta dell'azienda target. Questi archivi online possono essere utili per le aziende che hanno un volume simile di dati da archiviare o che hanno bisogno di organizzare l'accesso remoto di più utenti alle informazioni contemporaneamente, garantendo la riservatezza dei documenti.
Diverse differenze cruciali non permettono di considerare Dropbox una data room virtuale. Una di queste è che, nonostante il suo sviluppo e i suoi aggiornamenti rivoluzionari, Dropbox è stato progettato per semplificare la condivisione dei dati tra gli utenti di Internet senza contribuire alla sua sicurezza. Anche la struttura del software è diversa. Mentre Dropbox si basa su un'unica cartella principale contenente tutti i dati, le data room comprendono progetti separati con accesso autorizzato a ciascuno di essi. Inoltre, l'assistenza di un team di supporto aiuta a condurre una transazione M&A di successo attraverso una data room virtuale, e Dropbox non è abbastanza sicuro e professionale per gestire un'operazione commerciale seria.
Le fusioni e acquisizioni (M&A) si verificano quando l'azienda target vende la propria offerta a potenziali offerenti per ricevere i ricavi previsti. Questa transazione non può essere conclusa senza che il marchio acquirente effettui controlli di due diligence e analizzi informazioni sensibili e riservate. Le data room virtuali per le fusioni e le acquisizioni sono necessarie perché sono progettate per conservare tutte le informazioni rilevanti per l'operazione in un'unica soluzione cloud sicura e per promuovere la condivisione e l'aggiornamento dei documenti senza problemi.
Il software della data room è una soluzione digitale unica per archiviare e condividere dati sensibili e proprietari con le parti interessate alle operazioni di fusione e acquisizione o ad altre forme di transazioni commerciali. I documenti scaricati sono protetti da tecnologie di crittografia, autenticazione a più fattori e autorizzazioni configurabili basate sui ruoli. Considerando che diversi utenti possono accedere ai file archiviati simultaneamente, è possibile controllare le loro prestazioni con serie di regole separate.
La due diligence è il processo di verifica dell'affidabilità e dei vantaggi dell'offerta della società target, di scelta della strategia più appropriata per le operazioni di fusione e acquisizione e di verifica dell'adeguatezza dell'operazione. Il processo inizia quando le parti firmano la lettera di intenti (LOI) ed è richiesto in quasi tutte le fusioni e acquisizioni. La due diligence prevede l'indagine e la verifica di tutti i dati relativi alle attività dell'organizzazione acquisita, compresi i documenti societari, i bilanci, i contratti con i clienti, gli elenchi delle proprietà intellettuali, degli immobili e di qualsiasi altro bene, e così via, che possono essere archiviati in un VDR progettato per la due diligence delle fusioni e acquisizioni. Questa fase consente all'acquirente di stabilire se i fatti forniti rendono l'affare degno di essere investito.
Oltre a preparare i dati da archiviare e condividere tramite la data room, gli interessati devono selezionare un fornitore di VDR affidabile e rispettabile. Una volta completata l'operazione, per creare una data room è sufficiente aprire il repository, creare gruppi di documenti, invitare nuovi utenti aggiungendo le loro e-mail e personalizzare la funzionalità per organizzare un accesso limitato ai documenti e ai file aggiunti.
Le data room semplificano l'archiviazione e la condivisione di dati sensibili e commerciali di qualsiasi azienda. Ciò è particolarmente utile durante gli accordi di fusione e acquisizione. Allo stesso tempo, il software della data room garantisce un elevato livello di sicurezza e promuove un processo decisionale più rapido per il venditore e l'acquirente. Il motivo è la possibilità di analizzare i dati da qualsiasi parte del mondo, senza la necessità di recarsi presso la sede dell'azienda target e di avere opportunità limitate per un controllo una tantum. Le data room virtuali tendono a essere più efficienti dal punto di vista dei costi e intuitive nel funzionamento e nella regolazione nel lungo periodo.