Prezzi delle sale dati virtuali: quello che c’è da sapere

Le sale dati virtuali di oggi hanno superato i loro predecessori fisici sotto ogni aspetto. Oltre a essere altrettanto sicure, affidabili e convenienti, offrono maggiore flessibilità, la comodità dell’accesso remoto e prezzi adatti a tutte le tasche. Purtroppo, quando si sceglie un fornitore di VDR per la propria azienda, si cerca un equilibrio tra funzionalità e prezzo, ed è facile essere accecati da quest’ultimo.

Per evitare il rimorso dell’acquirente, vediamo cosa si paga esattamente in una soluzione di data room virtuale e come scegliere il piano giusto con un costo prevedibile.

Strategie di prezzo delle sale dati

I fornitori di VDR utilizzano diverse strutture di prezzo e variano notevolmente nella fatturazione delle loro soluzioni di data room virtuale. Per prendere una decisione informata, è meglio conoscere le opzioni disponibili.

Per utente

Quando si parla di prezzi delle sale dati virtuali, il pagamento per il numero di utenti della VDR è una delle opzioni più antiche e semplici. Se le vostre transazioni commerciali comportano un intenso scambio di dati e sapete quanti utenti sono previsti, questa soluzione potrebbe essere la più adatta alla vostra azienda.

Per pagina

Molti fornitori fatturano in base al numero di pagine di documenti elaborati tramite la data room. Si tratta di una scelta ideale per le aziende con un flusso di documenti medio-piccolo. Il prezzo per pagina comprende normalmente un certo numero di pagine, con la possibilità di acquistare capacità aggiuntiva a un costo supplementare.

Capacità di archiviazione dei documenti

Se le vostre transazioni online non generano grandi volumi di dati, come registrazioni audio o video e altri file di grandi dimensioni, questa potrebbe essere l’opzione migliore. In caso contrario, dovrete aggiornare costantemente la vostra capacità di archiviazione dei dati, il che potrebbe comportare notevoli costi aggiuntivi.

Piani mensili o annuali

Questo è l’approccio di fatturazione più popolare nel mondo delle sale dati virtuali. I fornitori di VDR possono combinare diverse funzionalità e limiti con prezzi competitivi per soddisfare le esigenze di un’azienda media. Ad esempio, un piano di base può consentire un solo progetto e avere un limite di 10 GB, ma non ha restrizioni sul numero di utenti guest.

Molti fornitori di data room offrono anche piani personalizzati negoziabili per le aziende più grandi. Se siete un’azienda di dimensioni enterprise con diversi progetti in corso, potrete sicuramente beneficiare di un’opzione con storage e data room illimitati. Molto probabilmente, il fornitore di sale dati offrirà anche alcuni vantaggi extra sotto forma di assistenza personalizzata, un sistema più sofisticato di ruoli per il controllo degli accessi e così via.

Prezzi delle sale dati virtuali

Caratteristiche e prezzi dell’assistenza per le sale dati

La copertura dell’assistenza è importante quanto il numero di gigabyte e di utenti.

Supponiamo che il vostro team sia a pochi minuti dalla chiusura di un accordo quando una funzione di condivisione dei file nella vostra soluzione di data room virtuale smette improvvisamente di funzionare e la controparte non può ricevere il contratto rivisto. I vostri clienti si trovano in un altro fuso orario, la loro giornata lavorativa sta per finire e la fusione deve entrare in vigore domani mattina. Chi chiamerete?

Il software o l’hardware possono avere dei malfunzionamenti, ed è in questo caso che l’assistenza multilingue 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per il vostro software di data room virtuale è molto utile. La maggior parte dei fornitori di data room offre opzioni premium con i loro pacchetti più costosi. Le funzioni extra possono essere davvero utili e di solito includono:

  • Assistenza 24 ore su 24 in più lingue
  • Chat dal vivo e contatto telefonico oltre all’opzione e-mail predefinita
  • Risposta rapida – 15 minuti o meno
  • Un manager/esperto dedicato
  • Onboarding incluso nel costo del piano

La qualità del supporto è un fattore chiave che può influenzare i prezzi delle sale dati virtuali. La verità è che l’aumento del costo è trascurabile rispetto al rischio di trovarsi a tu per tu con problemi tecnici inaspettati.

Tuttavia, ci sono altri aspetti da considerare quando si sceglie una soluzione VDR adatta alle proprie esigenze. Diamo una rapida occhiata.

Caratteristiche extra della VDR

Oltre a conoscere le caratteristiche standard delle sale dati virtuali incluse in un piano, tenete d’occhio i valori extra offerti dai fornitori per avere la meglio sulla concorrenza. Alcune funzionalità aggiuntive potrebbero essere adatte alla vostra azienda e far pendere l’ago della bilancia a favore di un fornitore che si è preso l’impegno di includerle.

Ecco alcuni esempi di funzionalità aggiuntive che possono far emergere una data room virtuale dalla massa:

  • Opzioni di branding. Se i vostri clienti vedessero il nome e il logo della vostra azienda ogni volta che entrano nella vostra data room condivisa, lascerebbero un’impressione duratura. Molti grandi operatori come iDeals e ShareVault offrono questa possibilità nei loro piani di alto livello.
  • Funzionalità avanzate per la disponibilità. Queste possono includere una soluzione di hosting on-demand su cloud o in-house con una garanzia di uptime del 99,5%, data center aggiuntivi e conformità a una serie di standard come ISO 27001, GDPR, HIPAA e altri.
  • Sicurezza migliorata. La personalizzazione dei permessi e dei ruoli degli utenti, l’autorizzazione a due fattori e l’accettazione di connessioni da indirizzi IP preimpostati: queste misure di sicurezza aggiuntive sono offerte dalla maggior parte dei fornitori più costosi.

Con molti fornitori di data room, potete scegliere di pagare per specifiche funzioni aggiuntive. Tuttavia, è necessario stabilire una priorità in base alle proprie esigenze.

Determinanti del costo della sala dati virtuale

Il confronto tra le seguenti opzioni di data room virtuale aiuta a capire il rapporto qualità-prezzo della soluzione. In questo modo, potrete essere sicuri di aver fatto un buon investimento, a vantaggio della produttività e delle prestazioni del vostro team.

La sicurezza

La protezione dei dati sensibili è la spina dorsale della soluzione di data room virtuale e il suo scopo principale. Pertanto, per i potenziali utenti questo è il criterio più importante da confrontare. Ecco cosa cercare nell’elenco delle funzioni di sicurezza:

  • crittografia a 256 bit
  • procedura avanzata di autenticazione a due fattori
  • watermarking dinamico
  • opzioni di recupero dei dati
  • conformità alle certificazioni di sicurezza internazionali
  • archiviazione sicura di documenti riservati

Strumenti di gestione dei documenti

Oltre all’archiviazione e allo scambio sicuro di dati, è necessario disporre di strumenti pratici per la gestione dei dati, ovvero per il caricamento, il download, la strutturazione, lo spostamento, l’eliminazione, la modifica, ecc.

  • caricamento in blocco
  • trascinamento e rilascio
  • indicizzazione automatica
  • ricerca estesa dei documenti
  • supporto per molti formati di documenti
  • distruzione remota
  • controllo della versione

Gestione dei progetti

Oltre a garantire la sicurezza dei documenti e le funzioni per la gestione dei documenti sensibili, le data room offrono anche la governance dei progetti durante l’intero ciclo di vita. Di conseguenza, i team ottengono funzionalità integrate per semplificare e snellire i flussi di lavoro e le comunicazioni all’interno del team e oltre.

Ad esempio, hanno sempre accesso alle directory aziendali nella data room, ai compiti assegnati ai partecipanti, a tutte le richieste di altre parti, alle richieste di dati di due diligence, a tutti i documenti digitali inclusi nella checklist, alle integrazioni e alle milestone.

Caratteristiche bonus

Questo set di funzionalità non è nativo di tutti i fornitori di VDR, ma ha un impatto estremamente positivo sui flussi di lavoro e sulla collaborazione:

  • Gestione dei compiti. Il team diventa più organizzato grazie alla possibilità di assegnare compiti e di seguirne l’avanzamento da parte del manager. Inoltre, ogni membro del team è a conoscenza di incarichi e scadenze, conoscendo i propri ruoli e responsabilità nel progetto.
  • Integrazione con Slack. Questa integrazione rende i flussi di lavoro più basati sul team, con conseguente condivisione di documenti e ottimizzazione della messaggistica. Tuttavia, se il software di virtual data room include già molte funzioni per questi processi, l’integrazione con Slack non cambia nulla.
  • Visualizzatore Excel integrato. Grazie al visualizzatore di Excel, è possibile accedere e visualizzare i fogli di calcolo direttamente sulla piattaforma della sala dati virtuale, senza bisogno di plugin.
  • Analisi approfondite. Informazioni dettagliate sulla durata della sessione, sul numero di volte in cui i documenti riservati sono stati scaricati, visualizzati o stampati e sul numero di utenti che hanno aperto un determinato file sono una fonte di informazioni preziose quando si ha a che fare con investitori, potenziali acquirenti, ecc.
  • Ricerca intelligente. Un meccanismo unico permette di cercare nell’intero contenuto e, prima di aprire il documento, ne mostra un frammento.

La reputazione del fornitore di VDR

Un sito web dall’aspetto moderno, funzioni ricche, prezzi competitivi e la promessa di un funzionamento impeccabile e di un’assistenza continua: cosa si può chiedere di più? Anche se questo potrebbe essere il fornitore di VDR dei vostri sogni, è meglio fare una doppia verifica con fonti imparziali.

Per farsi un’opinione imparziale di un fornitore, vi consigliamo di leggere le recensioni e le testimonianze dei clienti su risorse affidabili come G2, Capterra o Software Advice. Potete anche dare un’occhiata alla nostra valutazione approfondita dei migliori fornitori di data room virtuali.

Vale la pena investire in una data room virtuale?

Indipendentemente dal settore, la priorità del leader è la protezione ultra-affidabile dei dati e il pieno controllo dei processi. Le sale dati virtuali, a differenza di altri programmi, sono state create per questo. Pertanto, investire in questo prodotto è vantaggioso per tutti i processi aziendali, in quanto i fornitori di VDR offrono:

Sicurezza ai massimi livelli

Molti esperti ritengono giustamente che la memorizzazione di informazioni riservate sui server di un’organizzazione o sui servizi di condivisione di file convenzionali come Google Drive non possa essere paragonata alle sale dati virtuali. Dopo tutto, i moderni fornitori di VDR offrono protezione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aggiornamenti regolari del sistema e un lavoro ben coordinato dei programmi antivirus per prevenire tutti i rischi.

Infine, e soprattutto, la conformità della piattaforma agli standard internazionali garantisce un approccio completo del fornitore di VDR agli aspetti della sicurezza.

Gestione dei documenti comoda e sicura

Le sale dati virtuali includono strumenti all’avanguardia che rendono agevole il processo di due diligence, M&A, fundraising, IPO e altre transazioni aziendali. È risaputo che queste operazioni comportano grandi volumi di documenti sensibili e le VDR offrono funzioni per gestirli e proteggerli in modo efficace. Di conseguenza, i partner, le banche d’investimento e i potenziali acquirenti sono più disposti a collaborare, il che rappresenta un grande vantaggio.

Controllo completo su dati e utenti

A differenza di altre soluzioni, le sale dati virtuali offrono funzioni all’avanguardia per la gestione granulare delle autorizzazioni e la tracciabilità dei file. Ad esempio, per ogni partecipante, l’utente amministrativo configura le funzioni di visualizzazione, modifica, stampa, condivisione dei file e così via, e può facilmente monitorare le azioni degli utenti in tempo reale. Inoltre, se il manager nota attività sospette sulla piattaforma, la causa può essere rintracciata in pochi clic.

Supporto esperto

I migliori fornitori di data room virtuali dispongono di un team di professionisti in grado di assistere i clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. In questo modo, voi e i vostri dipendenti potrete avere un’assistenza completa. In questo modo, voi e i vostri dipendenti potrete ricevere formazione operativa e assistenza per l’installazione del software, il caricamento dei documenti, la strutturazione e la risoluzione di problemi tecnici in futuro. Come si può notare, la collaborazione con il fornitore dopo l’installazione delle sale dati continua sotto forma di un enorme supporto durante i flussi di lavoro e la conclusione degli affari.

Riflessioni finali

Per quanto confusa a prima vista, la struttura dei prezzi delle sale dati virtuali diventa abbastanza trasparente se la scomponiamo in piccole componenti significative. Il confronto tra i vari piani si riduce alla conoscenza delle caratteristiche chiave di cui la vostra azienda ha bisogno e alla ricerca di un pacchetto che si adatti al vostro budget.

Non sottovalutate il valore delle recensioni delle sale dati, prendetevi il tempo necessario e ricordate: una prova gratuita vale più di mille parole.

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