2023 Prezzi della Virtual Data Room: Quanto costa proteggere i dati?

Il sondaggio CEO outlook di Ernst & Young ha rilevato che i sistemi IT sono tra i cinque fattori chiave dei costi di M&A nel 2023. Le aziende riducono notevolmente i costi delle transazioni utilizzando le sale dati virtuali se scelgono un modello di prezzi vantaggioso per le sale dati virtuali. 

Datarooms.org ha ricercato le informazioni sui prezzi di 116 fornitori di sale dati virtuali e ha condiviso i risultati in questo articolo. Questa volta, imparerete a conoscere i sei modelli di prezzo delle sale dati con fasce di prezzo e medie. Continuate a leggere per scoprire il confronto dei prezzi delle sale dati dei 15 principali fornitori di sale dati e sette fattori che influenzano i prezzi delle VDR. Infine, verificate cinque diversi approcci per la selezione dei prezzi delle VDR e ottenete una lista di controllo di 16 domande di autovalutazione per la selezione delle VDR.

Modelli di prezzo delle sale dati

I fornitori di sale dati virtuali utilizzano diverse strutture di prezzo e variano notevolmente nella fatturazione delle loro soluzioni. Abbiamo analizzato la struttura dei prezzi di 116 fornitori di sale dati virtuali, 72 dei quali hanno fornito pubblicamente i dettagli sui prezzi.

Questi fornitori di VDR applicano tariffe per utente, per pagina, per funzione, in base alla capacità di archiviazione dei documenti, oppure offrono piani misti, che combinano alcune di queste caratteristiche. Molti fornitori offrono anche abbonamenti fissi.

Per prendere una decisione informata, è meglio conoscere le opzioni disponibili. Ecco quindi una descrizione dettagliata dei modelli di prezzo con cifre medie basate su 72 fornitori di data room.

Piani fissi (canone mensile fisso)

Gli abbonamenti fissi comprendono piani tariffari a tariffa fissa con servizi e prodotti predeterminati. Si tratta dell’approccio di fatturazione più diffuso nel mondo delle sale dati virtuali, offerto da 29 dei 72 fornitori di VDR. Questi fornitori di data room applicano tariffe comprese tra 10 e 1.295 dollari mensili o 241,87 dollari al mese in media.

Vale la pena notare che queste fasce di prezzo si basano su pagamenti mensili, mentre molti fornitori di VDR offrono sconti sulle sottoscrizioni con piani annuali.

I fornitori di VDR possono combinare varie caratteristiche, come 10 GB di storage + un progetto + utenti illimitati, e limiti con prezzi competitivi per soddisfare le esigenze di un’azienda media.

Molti fornitori di VDR offrono anche piani personalizzati negoziabili per le aziende più grandi. Se siete un’azienda di dimensioni enterprise con diversi progetti in corso, potrete sicuramente beneficiare di un’opzione con storage e sale dati illimitate;

Molto probabilmente, il fornitore di deal room offrirà anche alcuni vantaggi extra sotto forma di assistenza personalizzata, un sistema più sofisticato di ruoli per il controllo degli accessi e così via.

Migliore per le aziende: Tutti i tipi di aziende, poiché i piani fissi a livelli sono adatti ad aziende di qualsiasi dimensione.

Per utente

Il modello di tariffazione per utente prevede un canone mensile ricorrente basato sul numero di utenti della data room. Il pagamento in base al numero di utenti della VDR è una delle opzioni più antiche e semplici disponibili. Complessivamente, 24 fornitori di data room su 72 fanno pagare per utente.21 fornitori offrono tra 2,5$ e 120$ per utente al mese, con una media di 31,72$ per un utente. Gli altri tre fornitori forniscono abbonamenti mensili basati su un numero specifico di utenti, tra 500 e 1.000 dollari al mese.

Se le vostre transazioni commerciali comportano uno scambio intensivo di dati e sapete quanti utenti sono previsti, questo modello di prezzo potrebbe essere il più adatto alla vostra azienda.

Migliore per le aziende: Piccole aziende (sotto i 100 dipendenti) e startup che utilizzano grandi volumi di dati.

Per pagina 

Il modello di prezzo per pagina prevede un abbonamento mensile basato sul numero di pagine di documenti elaborati tramite la data room. Questo modello di prezzo non sembra essere molto diffuso, dato che solo cinque fornitori su 72 offrono questo modello di prezzo. Il prezzo varia tra 0,1 e 0,75 dollari per pagina, con una media di 0,48 dollari per pagina o 4.800 dollari per 10.000 pagine (~ 1 GB).

I prezzi per pagina normalmente includono l’opzione di acquistare capacità aggiuntiva a un costo aggiuntivo. Inoltre, le società di VDR possono contare le pagine in modo diverso a seconda dei tipi di documenti, in particolare i file non PDF. Di conseguenza, questo modello di prezzo appare molto costoso e imprevedibile nel lungo periodo.

Migliore per le aziende: Aziende con un piccolo flusso di documenti a breve termine, di solito sotto 1 GB al mese. In caso contrario, si pagherà molto di più rispetto ad altri modelli di prezzo.

Capacità di archiviazione dei documenti

Il modello di tariffazione della capacità di storage prevede un abbonamento ricorrente basato sui GB utilizzati nella data room. È un approccio raro, rappresentato da DealVDR di Finsight. Il prezzo è di 416 dollari per GB di spazio di archiviazione, con amministratori e utenti illimitati.

Il modello di prezzo per GB può essere l’opzione migliore se le vostre attività online non generano grandi volumi di dati, come registrazioni audio o video e altri file di grandi dimensioni. In caso contrario, dovrete aggiornare costantemente l’archiviazione dei dati, con conseguenti costi aggiuntivi.

Migliore per le aziende: Le aziende che scambiano prevalentemente file testuali di piccole dimensioni.

Per caratteristica

Il modello di prezzo per funzionalità prevede un abbonamento ricorrente basato su prodotti e servizi selezionati in base alle esigenze specifiche. Solo due dei 72 fornitori di VDR seguono questo approccio, offrendo 92,25 e 184,5 dollari al mese come prezzi iniziali. A causa della scalabilità della sala dati, a lungo andare si può pagare molto di più.

Migliore per il business: Aziende che lavorano con affari brevi in base a requisiti predeterminati.

Piani misti

I piani misti sono abbonamenti ricorrenti che combinano le caratteristiche dei piani fissi e di altri modelli di prezzo. Tali fornitori di VDR fatturano in media 337,3 dollari al mese. Alcuni fornitori di VDR possono offrire piani di basso livello per utente e per funzionalità e abbonamenti fissi di alto livello. Complessivamente, 11 dei 72 fornitori di VDR seguono questo approccio.

Migliore per le aziende: Piccole e medie imprese con contratti on-demand e requisiti variabili.

Fattori che incidono sul costo della data room virtuale nel 2023

Il confronto tra le seguenti opzioni di data room virtuale aiuta a capire il costo della data room virtuale e il suo rapporto qualità-prezzo. In questo modo, potrete essere sicuri di aver fatto un buon investimento a vantaggio della produttività e delle prestazioni del vostro team.

Sicurezza

La protezione dei dati sensibili è la spina dorsale della soluzione di data room virtuale e il suo scopo principale. Pertanto, per i potenziali utenti questo è il criterio più importante da confrontare. Ecco cosa cercare nell’elenco delle funzioni di sicurezza:

• Crittografia a 256 bit
• Procedura avanzata di autenticazione a due fattori
• Filigrana dinamica
• Opzioni di recupero dati
• Conformità alle certificazioni di sicurezza internazionali
• Archiviazione sicura di informazioni riservate

Strumenti di gestione dei documenti

In addition to secure data storage and exchange, you should have convenient tools for data management, namely uploading, downloading, structuring, moving, deleting, editing, etc.

• Caricamento massivo
• Trascinamento e rilascio
• Indicizzazione automatica
• Ricerca estesa dei documenti
• Supporto per molti formati di documenti
• Triturazione remota
• Controllo della versione
• Firma elettronica integrata

Gestione del progetto

Oltre a garantire la sicurezza dei documenti e le funzioni per la gestione dei documenti sensibili, le data room offrono anche la governance del progetto durante l’intero ciclo di vita. Di conseguenza, i team ottengono funzionalità integrate per semplificare e snellire i flussi di lavoro e le comunicazioni all’interno del team e gestire più operazioni simultaneamente.

Ad esempio, hanno sempre accesso alle directory aziendali nella data room, ai compiti assegnati ai partecipanti, a tutte le richieste di altre parti, alle richieste di dati di due diligence, a tutti i documenti digitali inclusi nella checklist, alle integrazioni e alle milestone.

La quantità di spazio di archiviazione

È essenziale disporre di uno spazio di archiviazione cloud sufficiente per un intenso scambio di informazioni durante la transazione e l’integrazione successiva alla fusione. Per quanto riguarda lo spazio di archiviazione, è importante avere a disposizione almeno 10 GB (meglio se 100-500 GB) per una collaborazione a lungo termine.

Il numero di utenti

Le operazioni di M&A coinvolgono molti partecipanti, dai dirigenti, ai membri del consiglio di amministrazione, ai CFO e ai CEO, agli avvocati, ai banchieri d’investimento e ad altri consulenti;

Harvard Business Review ha rilevato che le aziende spendono oltre 40 miliardi di dollari in consulenti  all’anno, il che significa molte licenze utente nella data room. Pertanto, è meglio puntare su piani che offrano utenti e amministratori illimitati. 

Opzioni di branding

Il branding dei datori di lavoro aiuta a reclutare nuove persone, a ridurre i costi di assunzione e a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, secondo Entrepreneur. 

Le stesse regole si applicano al branding digitale, comprese le sale dati virtuali. Pertanto, è meglio se una data room presenta le seguenti opzioni di branding:

• NDA e altri accordi personalizzati
• Loghi aziendali e temi di colore
• Email di invito personalizzabili
• Intestazioni e piè di pagina personalizzabili

Caratteristiche avanzate 

Questo set di funzionalità non è nativo di tutti i fornitori di VDR, ma ha un impatto altamente positivo sui flussi di lavoro e sulla collaborazione attraverso:

• Gestione dei compiti. Il team diventa più organizzato grazie alla possibilità di assegnare compiti e di seguirne l’avanzamento da parte del manager. Inoltre, ogni membro del team è consapevole degli incarichi e delle scadenze, conoscendo i propri ruoli e le proprie responsabilità nel progetto.
• Integrazione di Slack. Questa integrazione rende i flussi di lavoro più basati sul team, con conseguente condivisione di documenti e ottimizzazione della messaggistica. Tuttavia, se il software della sala dati virtuale include già molte funzioni per questi processi, l’integrazione con Slack non cambia nulla.
• Visore Excel integrato. Con il visualizzatore di Excel, è possibile accedere e visualizzare i fogli di calcolo direttamente sulla piattaforma della sala dati virtuale senza alcun plugin.
• Analisi approfondita. Informazioni dettagliate sulla durata della sessione, sul numero di volte in cui i vostri documenti riservati sono stati scaricati, visualizzati o stampati e sul numero di utenti che hanno aperto un determinato file sono una fonte di informazioni preziose quando si ha a che fare con investitori, potenziali acquirenti, ecc.
• Ricerca intelligente. Un meccanismo unico permette di cercare nell’intero contenuto e, prima di aprire il documento, ne mostra un frammento.

Come selezionare l’approccio più vantaggioso per la determinazione dei prezzi della data room?

Potete seguire questa linea guida con domande di autovalutazione per scegliere l’approccio ai prezzi della data room più conveniente.

Delineate le vostre esigenze

È necessario delineare prima i propri requisiti, tra cui il tipo di accordo, la durata di utilizzo della data room, il numero di utenti, ecc. Questo vi aiuterà a definire la data room ideale per le vostre esigenze. Verificate le seguenti domande:

1. Per cosa utilizzerò la data room?
   Esempio: M&A, archiviazione di documenti, collaborazione quotidiana.
2. Di quanti utenti avrò bisogno?
   Esempio: 20, 30, 50 utenti o un’intera azienda.
3. Quali tipi di documenti vengono archiviati nella data room?
   Esempio: Video, PDF, immagini e file di testo.
4. Di quanto spazio di archiviazione ho bisogno per questi documenti?
   Esempio: 1 GB corrisponde a 30 minuti di video HD, 600 immagini HD e 10.000 documenti.
5. Di quali caratteristiche del VDR ho bisogno per questo?
   Esempio: Caricamento veloce, crittografia a 256 bit, autorizzazioni granulari, ecc.

Definire il budget per la data room

Sarà più facile scegliere il modello di prezzo della data room più adatto alle vostre esigenze se stimate il budget per il vostro progetto. Verificate le seguenti domande:

6. Quanto posso spendere per la data room, tenendo conto delle mie esigenze e della durata del progetto?
   Esempio: 2.500 dollari per tre mesi, 15.000 dollari all’anno.
7. Quanto posso stanziare per i costi di scalabilità della data room?
   Esempio: 5.000 dollari di costi aggiuntivi all’anno.
8. Come si colloca il budget di un progetto tradizionale rispetto a quello di una data room?
   Esempio: 50.000 dollari contro 20.000 dollari.

Confronto tra i fornitori di data room virtuali

Una volta stabiliti i requisiti e il budget della data room, è possibile verificare se le politiche di prezzo dei fornitori di sale dati corrispondono a tali requisiti. Verificate le seguenti domande di autovalutazione:

9. Quale modello di prezzo offre un fornitore di VDR?
10. Questo fornitore di VDR soddisfa i requisiti del mio progetto?
11. Questo fornitore di VDR soddisfa i miei requisiti di sicurezza?
12. Questo provider offre utenti, amministratori e storage illimitati?
13. Quanto sono costose le opzioni di scalabilità della data room di questo fornitore di VDR?
14. Questo fornitore offre una prova gratuita?
15. Il fornitore offre piani personalizzati in base alle esigenze e ai requisiti del cliente?
16. Esistono recensioni reali di questo fornitore di data room?

Negoziare con i fornitori di data room

È possibile negoziare termini di pagamento e caratteristiche specifiche nell’ambito dei piani tariffari VDR. Ad esempio, alcuni fornitori di data room non addebitano nulla fino a quando il progetto non diventa operativo. È possibile comunicare le proprie esigenze e concordare tariffe più basse di quelle dichiarate ufficialmente.

Ricerca di promozioni e sconti

È possibile verificare la presenza di sconti e promozioni. Molti fornitori di data room offrono sconti annuali fino al 45%, sconti di benvenuto e offerte speciali per servizi in bundle. Potete anche seguire i siti web dei fornitori di data room attraverso programmi di riferimento che offrono riduzioni di prezzo per i clienti affiliati.

Decidere il miglior approccio ai prezzi

Calcoliamo ora il costo di un progetto di data room con i seguenti parametri basati sui prezzi medi dei fornitori di VDR nella nostra ricerca:

• 30 utenti
• 10 GB di archiviazione sicura dei file
• Durata 6 mesi

La reputazione del fornitore di VDR

Un sito web dall’aspetto moderno, funzionalità ricche, prezzi competitivi e la promessa di un funzionamento impeccabile e di un supporto continuo: cosa si può chiedere di più? Anche se questo potrebbe essere il fornitore di VDR dei vostri sogni, è meglio ricontrollare con fonti imparziali;

Per farsi un’opinione imparziale di un fornitore, consigliamo vivamente di leggere le recensioni e le testimonianze dei clienti su risorse affidabili come G2, Capterra, oppure SoftwareAdvice. Vi invitiamo inoltre a consultare la nostra valutazione approfondita dei migliori fornitori di sale dati virtuali.

Vale la pena investire in una data room virtuale?

L’investimento in una soluzione di data room virtuale è vantaggioso per tutti i processi aziendali, in quanto i fornitori di VDR vi danno la possibilità di utilizzare la sala dati virtuale:

• Sicurezza al top. I moderni fornitori di VDR offrono protezione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, aggiornamenti regolari del sistema e un lavoro ben coordinato dei programmi antivirus per prevenire tutti i rischi. La conformità agli standard internazionali garantisce un approccio completo del fornitore di VDR agli aspetti della sicurezza;
• Conveniente condivisione di file e gestione dei documenti. Le sale dati virtuali includono strumenti all’avanguardia che semplificano il processo di due diligence, M&A, raccolta fondi, IPO e altre transazioni aziendali. I flussi di lavoro di M&A, gli strumenti di messaggistica, il caricamento drag-and-drop, la rielaborazione e i rapporti di impegno aiutano i partner, le banche d’investimento e i potenziali acquirenti ad accelerare le operazioni.
• Completo controllo su dati e utenti. Le sale dati virtuali offrono funzionalità all’avanguardia per autorizzazioni granulari e tracciamento dei file. Gli amministratori possono configurare le funzioni di visualizzazione, modifica, stampa, condivisione dei file, ecc.
• Supporto esperto. I migliori fornitori di data room virtuali dispongono di un team di professionisti in grado di fornire supporto tecnico e assistenza all’avvio 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Punti di forza

La ricerca di Datarooms.org su 116 fornitori di data room ha rilevato sei modelli di prezzo, tra cui piani fissi, per utente, per pagina, per funzionalità, per GB e misti.

I fattori principali che definiscono i prezzi delle sale dati sono la sicurezza, le funzioni della data room, la capacità di archiviazione, il numero di utenti e le opzioni di branding;

È fondamentale trovare l’approccio migliore in termini di prezzi, in quanto consente di risparmiare sui costi IT dell’operazione e di migliorare i flussi di lavoro con la data room più vantaggiosa;

Nella scelta di un piano tariffario per data room, definite le vostre esigenze e il vostro budget, utilizzate il confronto dei costi delle sale dati virtuali e negoziate gli sconti. Non sottovalutate il valore delle recensioni delle data room virtuali, prendetevi il tempo necessario e ricordate: una prova gratuita vale più di mille parole.

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