Fornitori di data room virtuali

Che cos’è la VDR?

Che cos’è la VDR?Una data room virtuale è uno spazio di lavoro online sicuro che consente alle parti autorizzate di archiviare e condividere file e di collaborare in attività aziendali complesse.

Le soluzioni di data room virtuale sono applicazioni che privilegiano la sicurezza e che consentono di utilizzare funzioni di sicurezza forti durante l’intero ciclo di vita della gestione del progetto, dall’autenticazione dell’utente all’archiviazione del progetto.

Una data room virtuale online può anche servire come piattaforma di archiviazione e collaborazione nel cloud per le operazioni quotidiane, la gestione dei consigli di amministrazione e tutti i progetti che richiedono il contributo simultaneo di più parti. Alcuni degli esempi più comuni di applicazioni di data room virtuale sono le fusioni e acquisizioni, la due diligence aziendale, le partnership strategiche e la raccolta di capitali.

Confronto tra i 5 principali prodotti software per data room virtuale nel 2024

Di seguito, è possibile confrontare i 10 principali fornitori di VDR in base alla soddisfazione degli utenti, ai prezzi, all’usabilità e ad altri criteri. Questa tabella vi aiuterà a scoprire i punti salienti delle 10 migliori soluzioni software di data room e a scegliere quella più in linea con i vostri obiettivi aziendali.

Griglia di confronto dei prodotti VDR

Navigare nel vasto panorama delle data room virtuali (VDR) può essere travolgente, ed è per questo che abbiamo preso l’iniziativa di semplificare il processo per voi. Attingendo a recensioni complete e alle esperienze dirette degli utenti di piattaforme come G2, Capterra, Software Advice e GetApp, la nostra griglia di confronto fornisce una visione olistica del mercato dei VDR.

Approfondiamo le metriche che comprendono la presenza sul mercato, la soddisfazione degli utenti, le capacità di gestione dei documenti, la facilità d’uso e le opzioni di personalizzazione.

Per mantenere aggiornate le nostre informazioni, rivediamo e aggiorniamo regolarmente la nostra griglia per garantirvi sempre le ultime informazioni sui fornitori di VDR.

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Scegliere con saggezza

Vi state chiedendo come scegliere un software per data room? Decidere quale sia la migliore data room virtuale può essere difficile, soprattutto se siete alle prime armi e non avete mai avuto a che fare con le data room virtuali.

Sul mercato esistono oltre 100 fornitori di data room per l’M&A e ognuno di essi presenta determinati vantaggi e svantaggi.

Come scegliere la data room virtuale migliore per le esigenze aziendali? Confrontate i servizi di data room virtuale e verificate se le loro caratteristiche sono in linea con i requisiti del vostro progetto.

A quali criteri prestare attenzione durante il confronto delle data rooms?

La tabella di confronto delle sale dati che abbiamo stilato sopra presenta i 10 principali fornitori di sale dati e può far risparmiare tempo nella ricerca. Tuttavia, è possibile effettuare un confronto tra data room virtuali per conto proprio. In base alla nostra esperienza, gli utenti ottengono i migliori risultati con i servizi di data room se prestano attenzione ai seguenti criteri di selezione del software VDR.

Casi d’uso

Secondo la nostra ricerca, le sale dati hanno molto da offrire alle piccole, medie e grandi imprese di molti settori. Tuttavia, in base alle recenti acquisizioni, ci sono diversi settori che si affidano maggiormente al software di data room virtuale.

Di seguito sono riportati i principali casi di utilizzo delle data room virtuali in ordine di popolarità.

M&A e due diligence

Le fusioni e le acquisizioni sono fondamentali per la crescita e lo sviluppo di chiunque, dalle piccole imprese alle grandi aziende. La sfida più grande di ogni transazione M&A è un’accurata due diligence. Più parti devono esaminare un’immensa quantità di documenti in tempi relativamente stretti.

Le soluzioni VDR di alto livello aiutano a creare ambienti aziendali agili e attrezzati per accedere ai file necessari in pochi secondi, consentendo di prendere decisioni chiave in tempi più brevi.

Caso di studio: EW Scripps
Nel 2017-2018, EW Scripps ha utilizzato la data room virtuale di Ideals per vendere con successo oltre 30 stazioni radio per un totale di 85 milioni di dollari. L’azienda ha semplificato in modo significativo la due diligence utilizzando la data room virtuale:

• Ha garantito un accesso controllato alle informazioni riservate grazie a otto livelli di autorizzazioni e a strumenti innovativi di sicurezza dei documenti.
• Ha eliminato i silos di comunicazione e ha centralizzato il processo di due diligence grazie ai flussi di lavoro Q&A personalizzabili, alle discussioni integrate, alla rielaborazione dei documenti e agli strumenti di messaggistica.
• Tracciamento di ogni azione e garanzia di responsabilità al 100% grazie al sistema di reporting integrato e alla tracciabilità completa.

1. Ideals

4.9

2. Citrix

4.5

3. Datasite

4

4. Intralinks

3.9

5. Drooms

3.7

6. OneHub

3.6

7. CapLinked

3.2

8. BOX

3.1

Fondi e private equity

I fondi e le società di private equity di alto profilo trattano in genere molte informazioni riservate. Ciò richiede una maggiore sicurezza e trasparenza interna. Le data room virtuali offrono numerosi strumenti di collaborazione per qualsiasi processo, dalla raccolta di capitali alla consulenza sugli investimenti, proteggendo i dati degli utenti e consentendo l’accesso alle analisi delle attività della data room.

Caso di studio: Heritage Group
Heritage Group è una società di investimenti nel settore sanitario con oltre 700 milioni di dollari in gestione in tre fondi di private equity. Nel 2020, Heritage Group ha utilizzato SmartRoom per migliorare la gestione dei dati e gli audit:

• Garantire la massima sicurezza delle comunicazioni con gli investitori grazie agli strumenti di sicurezza a livello di documento e al recupero degli accessi remoti.
• Condivisione di informazioni dinamiche sui fondi e di documenti sulle operazioni con gli investitori in tempo reale grazie ai portali informativi per gli investitori e agli avvisi sulle attività.
• Riduzione del 30% delle ridondanze amministrative grazie a solidi flussi di lavoro Q&A e all’integrazione delle firme elettroniche.

Legale

Gli avvocati e gli studi legali devono rispettare norme rigorose per garantire la legittimità della loro attività. E allo stesso tempo, devono occuparsi di molti documenti sensibili e informazioni aziendali riservate.

Questo significa che il segmento di mercato legale è uno dei primi a beneficiare delle funzionalità leader del settore delle data room virtuali, come la crittografia, il controllo degli accessi e il recupero remoto.

Caso di studio: DMH Stallard
DMH Stallard è uno studio legale britannico con oltre 50 anni di esperienza e più di 380 professionisti altamente qualificati. DMH Stallard ha utilizzato la data room Dfin Venue per migliorare i suoi servizi quotidiani:

• Garantire una solida sicurezza dei dati dei clienti grazie al watermarking, all’accesso basato sui ruoli, alla scansione dei virus e alla crittografia dei dati.
• Aumento dell’efficienza del flusso di lavoro grazie all’accesso rapido all’archiviazione centrale dei documenti e al comodo processo di Q&A.
• Garantire la conformità al GDPR nelle transazioni con i clienti grazie agli strumenti di reporting del protocollo e alle funzionalità di sicurezza dei dati di prim’ordine.

Banche d’investimento

In quanto istituzioni finanziarie che operano principalmente su base consulenziale, le banche d’investimento necessitano di soluzioni software che combinino comunicazioni semplici ed efficienti con l’archiviazione di dati di alto livello. I banchieri investitori utilizzano le data room per condividere file riservati, raccogliere informazioni, eseguire due diligence, presentare obiettivi a potenziali acquirenti e assistere nell’integrazione post-transazione.

Caso di studio: Credit Suisse
Credit Suisse, un gruppo internazionale di consulenza M&A, facilita ogni anno centinaia di transazioni di investment banking. Nel 2015, Credit Suisse ha migliorato con successo i processi di Q&A utilizzando la data room virtuale di Intralinks:

• Elaborazione di oltre 2.500 Q&A in totale e risparmio di 3-4 ore al giorno grazie a strumenti avanzati di gestione delle Q&A.
• Tracciamento e condivisione di documenti e attività degli utenti grazie a dashboard informativi.
• Garantire la sicurezza e la riservatezza dei processi di Q&A grazie alle autorizzazioni degli utenti.

Industria biotecnologica e farmaceutica

Il settore sanitario e delle scienze della vita ha a che fare con una quantità crescente di dati riservati, come informazioni sui pazienti, risultati di ricerche e altro ancora. La mancata protezione di tali dati può portare allo spionaggio dei concorrenti o addirittura a una causa legale su larga scala.

Le sale dati aiutano le aziende del settore life science a proteggere le informazioni sensibili e a gestire procedure complesse e lunghe come la concessione di licenze. Archiviando tutta la documentazione necessaria in uno spazio centralizzato, le aziende possono ottenere le licenze necessarie molto più rapidamente.

Caso di studio: SyneuRx
SyneuRx è un’azienda biotecnologica taiwanese che sviluppa terapie per il COVID-19. Nel 2022, SyneuRX ha stretto una partnership con Ideals per proteggere i dati dei clienti e le scoperte cliniche. L’azienda ha utilizzato la data room per:

• Proteggere le scoperte cliniche durante la condivisione dei dati tra centinaia di utenti grazie al controllo remoto dei dati, alle cartelle sulla privacy e all’accesso basato sui ruoli.
• Comunicare con gli investitori americani, cinesi ed europei contemporaneamente in portali separati per gli investitori.
• Conformarsi alle norme ISO 27001, GDPR, GCP, HIPAA e ad altri standard per le aziende mediche e biotecnologiche grazie alla VDR incentrata sulla conformità.

12 motivi per cui le aziende scelgono le data room virtuali

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