Data room virtuali per la due diligence: vantaggi e criteri

La due diligence è il processo necessario per verificare tutti i fatti importanti e le informazioni finanziarie, nonché tutti i dati menzionati durante l’operazione di M&A o il processo di investimento. Prima della chiusura di una transazione, la due diligence viene condotta per garantire che l’acquirente sappia esattamente cosa sta acquistando.

La due diligence mira a dotare l’acquirente di tutte le informazioni necessarie per prendere la decisione giusta. Se il team di due diligence trova qualche problema, dovrà decidere se abbandonare l’affare o modificarlo. Se invece tutto sembra a posto, l’acquirente e il venditore possono procedere con la transazione.

Nelle operazioni di fusione e acquisizione, la due diligence consente all’acquirente di controllare e verificare le informazioni rilevanti sull’azienda che desidera acquisire. Per svolgere questo compito, le aziende hanno bisogno di una data room virtuale adeguata e in questo articolo vi spiegheremo tutto quello che c’è da sapere sulle data room virtuali per la due diligence.

Che cos’è una data room per la due diligence?

Una data room per la due diligence è uno spazio di archiviazione sicuro su cloud in cui molte parti di accordi di fusione e acquisizione possono condividere documenti necessari e dati sensibili. Può aiutare a memorizzare e scambiare documenti commerciali, legali e finanziari chiave che possono essere mostrati ai potenziali investitori per essere esaminati e analizzati prima dell’inizio di una partnership.

Dopo l’autorizzazione del venditore e la firma dell’NDA, gli investitori e i potenziali acquirenti possono semplicemente accedere alle data room per la due diligence. Rispetto a una data room standard, una scelta innovativa e aggiornata è flessibile, economica e utile.

L’amministratore può concedere l’accesso ai documenti essenziali a diversi utenti autorizzati e il grado di accesso di ciascun utente è controllato dall’amministratore. I dati contenuti nella data room virtuale possono essere caricati e scaricati dall’amministratore.

Perché utilizzare le data room virtuali per la due diligence?

Il processo di due diligence coinvolge più persone che lavorano su una miriade di documenti riservati e dati sensibili, dall’inizio delle transazioni commerciali fino alla loro integrazione post-fusione. Senza le dovute precauzioni, questa fase dell’M&A può compromettere seriamente la sicurezza dei dati.

È qui che entra in gioco il software di virtual data room. Fornisce un ambiente sicuro a più parti per archiviare e distribuire i documenti e le informazioni necessarie.

Garantendo una protezione dei dati di alto livello, una data room virtuale di diligenza facilita le comunicazioni e gli scambi di documenti sicuri tra le parti del venditore e dell’acquirente. Le persone giuste possono accedere facilmente ai dati rilevanti e condividere report e progressi senza preoccuparsi di eventuali violazioni dei dati.

Una soluzione cloud di virtual data room aiuta a garantire che la due diligence venga svolta in modo completo e rapido. Oltre che per i motivi sopra citati, i professionisti utilizzano le data room virtuali per:

Proteggere i propri dati e la proprietà intellettuale

La virtual deal room vi consente di avere sempre il controllo dei vostri dati. Grazie all’uso di ruoli utente basati sui permessi, è possibile gestire in modo specifico l’accesso degli utenti e chi può visualizzare i dati inviati. Per una maggiore sicurezza, è possibile filigranare rapidamente tutti i documenti con un timestamp, un nome e un indirizzo e-mail.

Tutti gli utenti devono firmare un accordo di non divulgazione prima di accedere alla sala delle trattative, per cui potete stare tranquilli sapendo che le vostre informazioni riservate sono al sicuro.

Massimizzare il successo dell’affare

La deal room semplifica inoltre la creazione di un’atmosfera simile a quella di un’asta che stimola le transazioni, fornendovi la visibilità delle attività della data room attraverso la reportistica di audit trail e consentendovi di avere un quadro migliore di chi è effettivamente interessato alla vostra transazione in base al suo comportamento sulla piattaforma. Questo è davvero vantaggioso per i venditori.

Accelerare l’intero processo

La due diligence e il deal-making possono richiedere molto tempo, ma le funzionalità di una data room possono contribuire ad accelerare i tempi. Innanzitutto, la data room virtuale è facile da usare e anche chi è alle prime armi spesso non ha bisogno di formazione o di spiegazioni; questo fa risparmiare tempo a entrambe le parti.

Inoltre, dall’inizio alla fine, l’installazione della data room virtuale richiede meno di 15 minuti. Dopodiché sarete pronti per iniziare.

Risparmiare le preziose risorse dell’azienda

Una data room tradizionale può avere un prezzo elevato e costi nascosti, mentre una data room virtuale vi permette di sapere esattamente a cosa andate incontro. Dovete pagare solo un costo fisso, che copre l’archiviazione illimitata e gli utenti a vostra discrezione. Non ci sono sorprese.

data room due diligence

Criteri da considerare nella scelta di una data room virtuale per la due diligence

Non tutte le data room virtuali sono uguali. È necessario prestare molta attenzione alle caratteristiche indispensabili per un processo di due diligence di successo.

La sicurezza

Per prevenire le violazioni dei dati, scegliete una data room per la due diligence che offra sicurezza avanzata dei dati e gestione dei diritti digitali. Deve garantire la protezione dei documenti con funzioni quali la crittografia a 256 bit, la distruzione remota, la filigrana automatica, la modalità di visualizzazione limitata, la visualizzazione sicura dei fogli di calcolo, criteri di accesso dettagliati e la protezione antivirus.

È indispensabile un controllo completo degli accessi. È fondamentale poter assegnare l’accesso in base al titolo di lavoro e alle mansioni. In caso contrario, le informazioni riservate possono essere lette da chi non ha alcun legame con esse. Questo non è sempre il caso e potrebbe avere esiti sfavorevoli.

La data room deve fornire agli utenti un profilo di autorizzazione unico che consenta l’accesso solo a file e cartelle specifici. Dovrebbe inoltre tenere traccia delle attività degli utenti e fornire registri di audit.

Conformità alla sicurezza

Ma come si fa ad essere sicuri che i fornitori di data room diligence siano sicuri come dicono di essere? Lasciate che sia la presenza di un programma di certificazione internazionale di terze parti a parlare. Scegliete una data room virtuale che sia certificata ISO27001, SSAE 16, HIPAA e SOC2. Dovrebbero inoltre essere conformi agli standard internazionali, come OWASP e Microsoft Secure Development Lifecycle.

Facilità d’uso

Facilitare l’utilizzo della data room per la due diligence da parte di utenti con background professionali e conoscenze tecnologiche diverse. La data room virtuale deve fornire un’interfaccia intuitiva che garantisca a chiunque di poterla utilizzare e accedere facilmente ai file necessari senza richiedere una formazione intensiva.

La data room deve essere accessibile da tutti i dispositivi. Non deve richiedere plug-in o software sofisticati e deve essere compatibile con Windows, macOS, Android e iOS. Inoltre, deve avere un’interfaccia utente reattiva che funzioni perfettamente sui dispositivi mobili.

Supporto multilingue

Il vostro team di due diligence potrebbe coinvolgere persone di diverse nazionalità. Assicuratevi che la vostra data room virtuale disponga delle necessarie funzioni multilingue per accogliere utenti di diversa provenienza etnica e geografica. Questo aspetto è particolarmente importante per le operazioni di fusione e acquisizione transfrontaliere, per cui una data room per le M&A sarà essenziale.

Q&A e chat integrate

Il processo di due diligence comporta transazioni complesse che possono sollevare molte domande. Per facilitare lo scambio, scegliete una data room virtuale che offra un modo efficiente per porre domande e fornire risposte. La data room per la due diligence dovrebbe anche consentire chat sicure per una comunicazione senza interruzioni.

Demo gratuita

Uno dei modi migliori per assicurarsi di utilizzare la data room per due diligence più adatta alle proprie esigenze è utilizzarla. Potreste voler provare la piattaforma prima di impegnarvi, e una demo gratuita vi permette di farlo.

Quando scegliete un fornitore di data room virtuale perfetto, potete scegliere tra le migliori data room che abbiamo accuratamente selezionato in base a vari criteri.

Come si usa una data room per la due diligence?

L’importazione di un modello di richiesta già pronto è il modo più semplice per iniziare a utilizzare una data room di due diligence. La data room e la struttura delle cartelle vengono fornite e strutturate automaticamente quando si dispone di un modello preconfezionato.

Gli utenti possono quindi iniziare a soddisfare le richieste trascinando e rilasciando i file necessari sulla piattaforma. Possono anche delegare compiti di lavoro, chattare con altri utenti e invitare nuove persone nella data room.

Per iniziare a utilizzare una data room, seguite i seguenti passaggi:

  1. Trovare il fornitore di data room per la due diligence più adatto. Trovare il fornitore di data room più adatto alle esigenze del vostro progetto tra decine di fornitori di data room è l’aspetto che richiede più tempo nella creazione di una data room per due diligence. Le strutture di prezzo, le funzionalità e le categorie di casi d’uso dei fornitori di data room virtuali sono diverse. Sebbene la reazione iniziale di tutti sia quella di effettuare una selezione in base al prezzo, questo dovrebbe essere l’ultimo aspetto da considerare. Concentratevi invece sul valore unico che ciascun fornitore può apportare alla strategia di negoziazione della vostra azienda.
  2. Scegliere un piano adeguato. L’opzione migliore è scegliere un software che addebiti un costo fisso per i suoi servizi. In questo modo avrete una maggiore flessibilità nella gestione dei file, nel coinvolgimento di altre persone e nel completamento di tutte le fasi del progetto. Scegliete un piano in base alla quantità di dati che volete salvare nella data room e alle dimensioni della vostra transazione. Maggiore è il numero di persone e di dati coinvolti, maggiore sarà il costo.
  3. Avviate una prova gratuita e ottenete la lista di controllo della data room per la due diligence. Richiedete al vostro fornitore un elenco di controllo della data room per la diligenza, in modo da poter raccogliere tutte le informazioni pertinenti prima del tempo e creare un layout logico della data room. Aggiungerete, rimuoverete e modificherete i file all’interno della data room man mano che l’affare procede. Tuttavia, di solito è una buona idea iniziare con un flusso di documenti predefinito.
  4. Assicuratevi che la struttura automatica delle cartelle sia corretta e facile da capire. Preparate uno schema per la vostra data room di due diligence utilizzando la lista di controllo di due diligence. Poi, a seconda della natura specifica dello stile della vostra azienda, apportate le modifiche necessarie.
  5. Iniziate a caricare i documenti. Trasferite i vostri dati nel software della data room una volta che tutte le cartelle e le sottocartelle sono pronte. Prestate molta attenzione al nome dei documenti e alla sequenza in cui appaiono in ogni cartella.
  6. Aggiungete gli utenti e assegnate loro ruoli, date di scadenza e priorità. Impostate permessi avanzati per ogni parte della transazione per controllare l’accesso e inviate inviti per più utenti alla data room virtuale della due diligence. Utilizzate una funzione di impersonificazione degli utenti per garantire che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno e per controllare due volte la sicurezza dei documenti sensibili.

Vantaggi dell’utilizzo di data room virtuali per la due diligence invece di sale dati fisiche

Molte aziende che utilizzano le data room per la due diligence notano un miglioramento della produttività aziendale che si traduce in risultati migliori. Una data room virtuale affidabile offre i seguenti vantaggi:

Sicurezza dei dati

Il software della data room deve soddisfare rigorosi standard di sicurezza e conformità, tra cui SOC 1, SOC 2 Tipo II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 e altri. Quando si sceglie una data room virtuale per la due diligence, vale la pena di verificare tutte le certificazioni di sicurezza sul sito web ufficiale del fornitore.

Se si confronta una data room fisica con una virtuale, si noterà una differenza significativa nel livello di sicurezza. I guasti umani e meccanici non sono ammessi nelle data room online. Inoltre, le soluzioni Internet consentono all’organizzazione di regolare chi ha accesso alla data room virtuale di due diligence e ai suoi dati riservati durante il processo di diligence.

Per garantire che i documenti cruciali inviati siano completamente protetti, i fornitori di data room virtuali utilizzano tecnologie di sicurezza estremamente elevate, tra cui la crittografia dei dati e il monitoraggio delle attività. È difficile che altri soggetti possano stampare, copiare o modificare determinati documenti senza la vostra approvazione.

Accessibilità

La data room online per la due diligence è una scelta di facile utilizzo che rende più semplice la gestione della vostra attività. Non è necessario recarsi in ufficio per firmare alcuni documenti o vedere le informazioni sulle transazioni.

I servizi di data room virtuale sono disponibili in qualsiasi momento 24 ore su 24, 7 giorni su 7. La data room include eccellenti strumenti di gestione dei file, come il caricamento dei file tramite drag-and-drop, che velocizza il processo di caricamento. Vi sono altre funzioni che rendono più efficiente la gestione dei documenti, tra cui un lettore di file integrato, la ricerca all’interno dei documenti e l’indicizzazione.

Uno dei vantaggi più importanti della data room virtuale è la sua presenza su un server affidabile e sicuro, che garantisce un accesso sicuro a Internet 24 ore su 24, sette giorni su sette.

Gestione semplice dei documenti

Con il progredire della tecnologia, le soluzioni software diventeranno inevitabilmente più facili da usare. Le persone che utilizzano la data room virtuale per la due diligence avranno diversi gradi di esperienza informatica, quindi è fondamentale che la procedura sia il più semplice possibile per tutti.

In sostanza, più facile è la gestione dei documenti, più veloce sarà l’acquisto. Tagliare i tempi del processo di due diligence aiuta a chiudere ogni tipo di affare.

Prezzo del servizio

Alcuni pensano che le data room di due diligence siano disponibili solo per le grandi organizzazioni. I clienti, invece, pagheranno per questo servizio meno di quanto pagherebbero per l’archiviazione fisica. Di conseguenza, un altro vantaggio dell’adozione della piattaforma è il costo. L’organizzazione e il fornitore discutono l’insieme di funzioni necessarie e il prezzo.

Flessibilità

Oltre alle caratteristiche citate, la maggior parte dei fornitori di servizi di data room virtuali offre anche un’utile attività di registrazione e una serie di altre funzioni, che contribuiscono ad agevolare gli utenti del servizio dati.

Nelle data room virtuali è possibile tenere traccia delle attività di accesso e uscita di tutti i membri del team. Potete anche osservare quanto tempo i visitatori hanno trascorso a guardare una pagina e quali contenuti hanno ricevuto maggiore attenzione. Potete anche utilizzare le funzioni di tracciamento per organizzare meglio le attività e monitorare i progressi del progetto.

Controllo completo dei documenti e delle attività

Per gli investitori, il rischio è minore. L’accesso costante ai documenti è un aspetto inevitabile di una collaborazione efficace. I dati essenziali possono essere visualizzati dall’investitore in qualsiasi momento. Di conseguenza, uno degli obiettivi principali della due diligence delle sale dati è ridurre il rischio e garantire una collaborazione sicura basata sulla fiducia e sulla comprensione reciproca.

Le organizzazioni continuano a utilizzare i servizi di condivisione dei file. Vengono utilizzati sia per transazioni una tantum che su base regolare. Il seguente materiale fornisce una rapida panoramica delle data room e spiega perché il nuovo software sta dominando il mercato.

Comunicazione trasparente ed efficace

I canali di comunicazione digitali si sono affermati mentre le discussioni dal vivo sono passate in secondo piano. Mentre altri sostengono che il deal-making virtuale non sarà mai in grado di sostituire il potere di una stretta di mano, molte aziende si sono adeguate e hanno accolto con favore il nuovo paradigma.

Quanto più si può fare all’interno della data room virtuale per la due diligence, tanto meglio. Ciò include l’invio e la ricezione di messaggi e l’effettuazione di chiamate audio e video. Gli strumenti di comunicazione devono essere semplici e diretti come il resto delle funzionalità della data room.

Riassumendo

Nell’attuale mondo digitale, l’uso di una data room fisica non è più necessario. Durante gli accordi o le transazioni commerciali critiche, non è possibile commettere errori umani o creare automaticamente errori.

Le data room virtuali per la due diligence offerte dai principali fornitori sono completamente automatizzate e non richiedono alcun intervento umano per funzionare. La data room, completamente sicura e protetta, vi permetterà di archiviare, esaminare e scambiare informazioni essenziali con potenziali investitori nel modo più vantaggioso ed efficace possibile.

Visitate la pagina principale per confrontare e scegliere uno dei migliori fornitori di data room per le operazioni di due diligence.

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