Datasite

Sulle Datasite

Datasite LLC – precedentemente denominata Merrill Corporation – è un fornitore di software fondato nel 1999 come filiale di Datasite Global Corporation, con sede a Minneapolis, negli Stati Uniti.

Datasite offre una suite di prodotti software progettati per semplificare i processi di M&A, ristrutturazione e IPO, come la due diligence, l’integrazione post-fusione e le transazioni finanziarie. I prodotti di Datasite non sono destinati a un settore in particolare, ma servono aziende diverse come agenzie immobiliari, società di investment banking e studi legali.

Tra le varie soluzioni offerte da Datasite c’è il software di data room virtuale Datasite Diligence.

Caratteristiche di sicurezza dei documenti

Datasite Diligence protegge i contenuti archiviati nelle sue data room con una vasta gamma di misure e funzioni di sicurezza leader del settore. Tra queste, le caratteristiche elencate di seguito.

  • Formazione sulla sicurezza dei dati per tutti i dipendenti. Questo garantisce che le persone che lavorano per Datasite siano costantemente consapevoli dei requisiti di sicurezza e li rispettino sempre appieno.
  • Test annuale della risposta alla sicurezza. In questo modo si riduce la probabilità di violazioni della sicurezza che potrebbero verificarsi a causa di falle nuove o trascurate nella sicurezza di Datasite.
  • Misure di sicurezza fisica. Il personale fisicamente presente nelle strutture di Datasite può accedervi solo con una chiave elettronica, mentre i fornitori esterni che entrano nei locali devono essere registrati in un database e accompagnati in ogni momento da un membro del personale di Datasite.
  • Filigrana personalizzabile. Quando si utilizza la data room virtuale di Datasite, gli amministratori possono includere filigrane personalizzabili nei documenti condivisi, in modo che ogni utente veda le proprie informazioni personali filigranate nei documenti a cui accede. Questo scoraggia fortemente gli utenti dal condividere dati sensibili senza autorizzazione.
  • Autorizzazioni granulari per gli utenti. Quando gli amministratori decidono chi può visualizzare, modificare, scaricare e stampare i documenti dalla sala dati virtuale, possono decidere fino al livello di ogni singolo utente.
  • Riduzione AI. Questa funzione consente di cancellare facilmente le informazioni riservate anche da documenti di migliaia di pagine. L’amministratore deve solo specificare quali tipi di dati desidera cancellare e lo strumento AI cercherà e troverà automaticamente tutti i punti in cui tali informazioni compaiono nel documento, per poi eliminarle.
  • Visualizza come. Quando un amministratore attribuisce le autorizzazioni a un singolo utente della data room, può impersonare quell’utente in modo da visualizzare la data room esattamente come farebbe l’utente. In questo modo è facile per l’amministratore sapere esattamente cosa ciascun utente può vedere e fare nella data room.
  • Autenticazione a due fattori e autenticazione a più fattori. Gli amministratori e gli utenti possono aggiungere un ulteriore livello di sicurezza all’accesso alla data room.
  • Ripristino automatico e periodico della password. Questa misura aumenta la sicurezza dell’accesso alla sala dati, eliminando la possibilità di utilizzare una vecchia password per entrare nell’account di un utente.
  • Accesso singolo. Invece di dover accedere separatamente a ogni soluzione software della suite Datasite, gli utenti devono registrarsi una sola volta in Datasite e da lì possono accedere a tutte le soluzioni. In questo modo si riduce il numero di punti vulnerabili che un hacker potrebbe tentare di attaccare: Datasite protegge quell’unico accesso e tutto è a posto.
  • Crittografia dei dati in transito e a riposo. In caso di violazione dei dati, che consentirebbe a persone non autorizzate di mettere le mani su dati riservati, questa funzione garantisce la protezione dei dati. Non importa se i dati sono stati rubati al momento dell’archiviazione o durante la trasmissione: i documenti archiviati in Datasite Diligence sono sempre crittografati, quindi i ladri di dati non saranno in grado di accedere alle informazioni in essi contenute.
  • Valutazione della vulnerabilità da parte di terzi. Professionisti indipendenti testano periodicamente le difese di Datasite, in modo da scoprire e riparare eventuali punti deboli prima che gli hacker abbiano l’opportunità di sfruttarli.

Funzioni di collaborazione e gestione dei documenti

Quando desiderano caricare più file nella data room, gli amministratori e gli utenti possono inviarli via e-mail o semplicemente utilizzare la funzionalità di trascinamento per trasferire i file dalle cartelle del loro computer direttamente nella data room. A parte questo, le funzioni di collaborazione di Datasite Diligence sono simili a quelle presenti in altre sale dati virtuali

Assistenza clienti

Questo provider di data room offre ai suoi clienti diverse opzioni di supporto. Le linee telefoniche di supporto sono disponibili per gli Stati Uniti, il Canada, l’America Latina, i Paesi EMEA e APAC.

I clienti di Datasite possono anche utilizzare il portale del provider per contattare l’assistenza via chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e 365 giorni su 7, oltre che per vedere video dimostrativi, iscriversi a corsi di formazione dal vivo e accedere ai forum dei clienti.

In alternativa, clienti e potenziali clienti possono contattare Datasite via e-mail. L’assistenza agli utenti della data room di Datasite è fornita in 20 lingue.

Caratteristiche aggiuntive

La data room di Datasite include diversi strumenti basati sull’intelligenza artificiale che riducono radicalmente il tempo necessario per creare un indice della data room, rinominare e organizzare i documenti o eliminare le informazioni da essi.

Un’altra caratteristica è la possibilità di creare sale Q&A, dove gli utenti possono porre domande e ricevere risposte da membri esperti del team in un unico luogo.

Piani tariffari

Come la maggior parte dei fornitori di data room virtuali, Datasite non fornisce informazioni sui prezzi o sui piani tariffari di Datasite Diligence sul proprio sito web.

Checklist delle caratteristiche
Crittografia SSL AES a 128- bit Crittografia SSL AES a 256- bit Backup dati Scadenza documento Filigrane dinamiche Certificazione ISO 27001 Certificato SSAE 16 Scansione virus
Gruppi di Autorizzazioni Impostazioni Autorizzazioni Utente Autenticazioni a Due Fattori
Sito web brandizzato Caricamenti in blocco Trascina e Rilascia Ricerca completa del testo Q&A Visualizzatore a Scorrimento
Applicazione iPad Interfaccia per dispositivi mobili Supporto multilingue
Registro di controllo Rapporti di Controllo Automatici Document Version Control
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