Sulle Ideals Virtual Data Room

Ideals è un fornitore di data room virtuali orientato al cliente che garantisce un servizio clienti impeccabile, facilità d’uso e sicurezza di livello bancario. Con l’aiuto di funzioni come la rielaborazione integrata, il controllo granulare degli accessi e i flussi di lavoro avanzati Q&A, Ideals aiuta le aziende a crescere, a distinguersi e a essere efficaci e redditizie. Ideals è estremamente facile da configurare e personalizzare, e il suo supporto clienti 24/7 è sempre presente per rendere l’esperienza dell’utente impeccabile tramite chat in-app, telefono ed e-mail.

Una data room virtuale Ideals ha l’obiettivo di rendere le aziende degli utenti più efficienti e redditizie. Tale atteggiamento orientato al business e al cliente è chiaro dalla dichiarazione di missione dell’azienda – “creare più prosperità nel mondo accelerando le decisioni di business ad alto rischio“.

La sede centrale dell’azienda si trova in Svizzera. Tuttavia, Ideals dispone anche di uffici a New York, Londra, Hong Kong, Kyiv, San Paolo e Melbourne.

Gli utenti di Ideals dichiarano di apprezzare in particolare i servizi al cliente forniti dall’azienda, la facilità d’uso di una data room virtuale, la varietà delle funzioni offerte e la loro economicità.

Il team di assistenza clienti di Ideals vanta un servizio impeccabile – a 25 secondi di risposta telefonica, 30 secondi di risposta via chat e 30 minuti di risposta via e-mail. Inoltre, offre corsi di formazione dal vivo con esperti, un team dedicato alla gestione dei progetti e un supporto via chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Inoltre, il team di supporto parla 13 lingue, per cui gli utenti di tutto il mondo possono essere certi di essere ascoltati, compresi e aiutati.

Oltre al software per la sala dati virtuale, Ideals ha anche un altro prodotto – Ideals Board. Si tratta di una soluzione software per la gestione dei consigli di amministrazione che mira a migliorare le comunicazioni tra i consigli di amministrazione e ad aumentare l’efficacia delle riunioni.

Tutti i nuovi clienti di Ideals sono accolti con un periodo di prova gratuito di 30 giorni per testare tutte le funzionalità della data room virtuale. Per i dettagli sui prezzi e un preventivo personalizzato, gli utenti possono contattare un rappresentante commerciale.

Piani tariffari

Ideals ha un modello di prezzo basato sull’abbonamento con tre piani confortevoli: Pro, Business e Enterprise. I potenziali clienti possono contattare un rappresentante di vendita per ottenere dettagli sui prezzi e un preventivo personalizzato.

La gamma di funzioni e servizi varia a seconda dell’abbonamento, poiché ogni piano è stato progettato per soddisfare le diverse esigenze del progetto o dell’affare. Questo è ciò che si ottiene con i piani di abbonamento:

Indipendentemente dal piano di abbonamento scelto, tutti i clienti ricevono:

• Autenticazione a due fattori
• Tracce di controllo e rapporti dettagliati
• Triturazione remota 
• Marchio distinto
• Centri dati certificati SOC 1/2/3 e ISO 27001:2013

Inoltre, tutti i potenziali clienti di Ideals possono usufruire di una prova gratuita di 30 giorni.

Tuttavia, come prevedibile, il numero di funzioni varia a seconda del piano di abbonamento. La tabella seguente illustra le funzioni incluse negli abbonamenti Pro, Business ed Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Assistenza clienti	Standard	Premium	Premium
Livello di supporto	Standard 24/7: e-mail, chat, telefono	Premium 24/7: e-mail, chat, telefono	Un team dedicato
Periodo di preparazione/prova	30 giorni	30 giorni	Illimitato
Formazione dal vivo con un esperto	1 ora per progetto	Illimitato con esperti condivisi	Illimitato con esperto dedicato
Configurazione della sala dati	❌	❌	✅
Team di progetto dedicato	❌	❌	✅
Sicurezza	Standard	Standard	Avanzato
Redazione integrata	✅	✅	✅
Scadenza dell’accesso in base al tempo	✅	✅	✅
Scadenza dell’accesso per indirizzo IP	❌	✅	✅
Accesso alla data room dal proprio sito web	❌	✅	✅
Vista sul recinto	✅	✅	✅
Gestione dei documenti	Standard	Avanzato	Avanzato
Numerazione automatica dell’indice	✅	✅	✅
Ricerca full-text	✅	✅	✅
Riconoscimento ottico dei caratteri	✅	✅	✅
Etichette per documenti	❌	✅	✅
Collaborazione e reporting	Standard	Avanzato	Avanzato
Tracciamento dell’attività dell’utente	✅	✅	✅
Traccia di controllo dettagliata	✅	✅	✅
Note e commenti	✅	✅	✅
Q&A	Flussi di lavoro standard	Flussi di lavoro standard	Flussi di lavoro avanzati
Personalizzazione e integrazioni	Standard	Avanzato	Avanzato
Marchio personalizzato	Standard	Avanzato	Completo
Condizioni di accesso e NDA personalizzate	✅	✅	✅
Integrazione del Single Sign-On	❌	❌	✅
Chiavi di crittografia gestite dal cliente	❌	❌	✅

Assistenza clienti

La qualità del servizio clienti è la priorità di Ideals e i feedback positivi degli utenti su piattaforme affidabili come G2 e Capterra lo dimostrano. Ad esempio, il servizio clienti di Ideals offre:

• Assistenza live chat in-app. Gli utenti possono ricevere assistenza dall’interno dell’app tramite la chat dal vivo.
• Supporto multilingue. Il team di assistenza clienti di Ideals parla 13 lingue.
• Disponibilità 24/7/365. Tutte le richieste degli utenti vengono affrontate rapidamente in qualsiasi momento della giornata.
• Tempo di risposta via e-mail di 30 minuti.  Il team di supporto di Ideals solitamente affronta e risponde ai problemi entro 30 minuti via e-mail.
• Tempo di risposta alla chat di 30 secondi. Una risposta utilizzando la funzione di chat è molto veloce – gli utenti ricevono risposte da un membro del team di supporto entro 30 secondi.
• Tempo di assistenza telefonica di 25 secondi. Quando si contatta l’assistenza clienti per telefono, gli utenti ricevono una risposta entro 25 secondi;
• Formazione in diretta con un esperto. Ideals si assicura che tutti gli utenti sappiano come utilizzare la propria sala dati virtuale, fornendo una formazione in diretta con esperti.
• Centro di assistenza con guide e una dettagliata sezione FAQ. Le domande più frequenti e le situazioni più comuni sono spiegate in dettaglio. 
• Project manager o team dedicato. Ideals offre project manager o team dedicati per semplificare la gestione del progetto per i clienti.
• Periodo di preparazione/prova. Ideals offre una prova gratuita di 30 giorni per testare la propria sala dati virtuale o per prepararsi al suo utilizzo attivo.

Caratteristiche di sicurezza

In sostanza, tutte le funzioni di sicurezza fornite dalla data room virtuale di Ideals possono essere suddivise in tre categorie principali: sicurezza dei documenti, sicurezza degli accessi e conformità e certificazioni di sicurezza. Di seguito elenchiamo le caratteristiche principali di ciascuna categoria.

Sicurezza dei documenti

• Riduzione incorporata. Questa funzione consente di oscurare alcune aree del testo/documento o delle immagini che contengono informazioni altamente riservate o di identificazione personale.
• Eliminazione remota e IRM senza plugin. Questa funzione consente di attivare la crittografia dei file quando vengono aperti o scaricati.
• Visualizzazione del recinto. La visualizzazione a recinto crea un recinto digitale che impedisce all’utente di vedere l’intero file e, quindi, di copiare un file o di fare screenshot.
• Filigrane dinamiche. Ogni volta che un documento viene visualizzato, stampato o scaricato, i marchi di identificazione personale si sovrappongono automaticamente al file per garantire un ulteriore livello di sicurezza.
• Visualizzatore di fogli di calcolo sicuro. Questa funzione, esclusiva di Ideals, consente di visualizzare e analizzare i file Excel in modo sicuro. Spreadsheet Viewer scarica, decifra, applica filigrane e visualizza i documenti in qualsiasi browser web in un file Excel originale e sicuro, invece di convertirlo in PDF.
• Autorizzazioni granulari per i documenti. Con questa funzione, gli amministratori delle sale dati virtuali possono specificare le autorizzazioni di accesso per ogni singolo documento o cartella. Ideals offre otto livelli di autorizzazioni granulari: Nessuno, Visualizzazione recintata, Visualizzazione, Download di un PDF criptato, Stampa, Download di un PDF, Download di un originale e Upload.

Sicurezza dell’accesso

• Limitazione dell’accesso a tempo e IP. Con questa funzione, gli amministratori possono limitare l’accesso a una sala dati virtuale da indirizzi IP specifici e per un determinato periodo di tempo.
• Controllo dell’accesso e scadenza. Questa funzione consente di impostare date di scadenza per l’accesso ai file e di specificare la durata della sessione utente. Inoltre, gli amministratori possono configurare i criteri di sicurezza relativi alla forza delle password.
• Autorizzazioni utente granulari. Questa funzione consente agli amministratori di gestire i permessi di accesso degli utenti in base al loro ruolo nel progetto. Esistono due gruppi principali di utenti: Amministratori e Utenti. L’impostazione dei permessi utente consente di specificare quali utenti possono visualizzare, scaricare PDF in modo sicuro, stampare, scaricare originali e modificare i file in una sala dati virtuale.
• Autenticazione a due fattori. Questa funzione consente di attivare un’ulteriore fase di sicurezza per tutti gli utenti della VDR. Gli utenti devono verificare la propria identità inserendo un codice di verifica via SMS o un codice dall’applicazione Authenticator per accedere alla data room virtuale.
• Impersonificazione della sicurezza dell’utente. Questa funzione consente agli amministratori di verificare due volte se determinati utenti dispongono dei diritti di accesso corretti tramite la modalità “Visualizza come”. In altre parole, consente agli amministratori di visualizzare i documenti dal punto di vista di un determinato utente.
• Gestione dei dispositivi mobili. Questa funzione consente di controllare l’accessibilità dei documenti sensibili e di gestire le funzioni di sicurezza sui dispositivi mobili di determinati utenti.

Conformità e certificazioni di sicurezza

• GDPR. Si tratta di una legge dell’Unione Europea, considerata una delle norme sulla privacy e sulla sicurezza più severe al mondo. Aiuta a proteggere i residenti e le organizzazioni dell’UE dalle violazioni dei dati provenienti da qualsiasi parte del mondo.
• CCPA. È una legge statale che migliora la protezione dei consumatori e i diritti alla privacy per i residenti della California, negli Stati Uniti.
• SOC 1/2/3. La disponibilità della conformità SOC garantisce la gestione sicura dei dati degli utenti e la protezione della loro privacy e dei loro interessi.
• HIPAA. L’HIPAA garantisce la sicurezza e la riservatezza delle informazioni sanitarie.
• ISO 27001. È uno standard internazionale sulla gestione della sicurezza delle informazioni che affronta tre dimensioni della sicurezza delle informazioni: riservatezza, integrità e disponibilità.

Caratteristiche di gestione dell’utente

L’elenco delle funzionalità di gestione degli utenti offerte da Ideals comprende le seguenti:

• Invito di utenti singoli o in gruppo. Con questa funzione, gli amministratori possono invitare gli utenti a uno spazio data room virtuale individualmente o in gruppi di centinaia e persino migliaia, se necessario, con pochi clic.
• Autorizzazioni dettagliate per gli utenti. Gli amministratori delle sale dati virtuali possono gestire i diritti di accesso degli utenti assegnandoli a un gruppo, Amministratori o Utenti, e impostando determinate autorizzazioni di accesso, come la visualizzazione, la creazione di note, la visualizzazione di rapporti e la gestione delle domande e risposte.
• Permessi di Excel. Questa funzione consente di impostare due speciali permessi di visualizzazione per i file Excel: Visualizza Excel con formule e Visualizza Excel senza formule.
• Notifiche. Con questa funzione, gli amministratori ricevono notifiche ogni volta che vengono eliminati o caricati documenti e per le attività di Q&A.
• Impostazione dei gruppi. Questa funzione consente agli amministratori di gestire facilmente le autorizzazioni di accesso degli utenti, suddividendoli in gruppi con diversi livelli di accesso: Amministratori e Utenti.

Funzioni di gestione dei documenti

Ideals consente agli utenti di gestire in modo semplice e veloce grandi volumi di dati grazie alle seguenti funzionalità:

• Drag-n-drop e bulk upload. Questa funzione consente di caricare i dati con un solo clic. Ciò significa che gli utenti possono caricare più file in una sala dati virtuale trascinandoli dal computer alla finestra di caricamento.
• Supporto multiformato. Ideals converte 25+ formati di file in versioni protette per la visualizzazione online in una data room. Tuttavia, gli utenti di Ideals possono caricare file di qualsiasi formato. 
• Etichette per i file. Gli amministratori delle sale dati virtuali possono etichettare i file e le cartelle, categorizzandoli e rendendo la ricerca dei documenti molto più rapida e semplice.
• Numerazione automatica degli indici. Quando si caricano grandi volumi di dati in una data room virtuale, tutti i file vengono automaticamente indicizzati e numerati in ordine consecutivo.
• Ricerca full-text. La funzione di ricerca full-text è rappresentata dalla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che consente di trovare rapidamente determinate informazioni semplicemente inserendo parole chiave e applicando più filtri di ricerca.
• Integrazione con Windows Explorer. Ideals garantisce la sincronizzazione dei contenuti della data room con il desktop, la cartella condivisa, l’FTP o lo storage aziendale.

Caratteristiche aggiuntive

Oltre alle caratteristiche sopra menzionate, Ideals offre anche diverse funzioni aggiuntive che garantiscono un facile utilizzo del VDR, la collaborazione tra progetti e il controllo dell’ambiente VDR sicuro e dell’attività degli utenti. Passiamo in rassegna le funzioni di Ideals  reporting, personalizzazione e Q&A .

Reporting

• Tracce di controllo complete. Grazie alla funzione di audit trail, ogni azione compiuta all’interno di una data room virtuale viene registrata. In questo modo, gli amministratori possono ricevere una versione PDF, Excel o stampabile dei rapporti.
• Tracciamento delle attività degli utenti. Ideals consente agli amministratori di monitorare le azioni degli utenti, compresa la cronologia delle ricerche. Possono anche vedere per quanto tempo un determinato file è stato visualizzato da un determinato utente.
• Rapporti sulla panoramica dei gruppi. Questa funzione consente agli amministratori di monitorare facilmente l’attività di un gruppo all’interno di una data room. Gli amministratori ricevono varie informazioni, come il numero di utenti invitati, il numero di accessi, il numero di documenti consultati e il numero di domande e risposte inviate.
• Rapporti con codice colore. Questa funzione mostra graficamente quale gruppo di utenti è più attivo e quali sono le sezioni di una data room a cui è più interessato.

Personalizzazione

Ideals consente ai clienti di personalizzare la propria data room virtuale offrendo una serie di opzioni di personalizzazione, tra cui le seguenti:

• Filigrane
• Intestazione e piè di pagina
• Logo
• Etichette per documenti
• Condizioni di accesso
• Impostazioni della lingua
• Caratteristiche generali della sala dati
• Archiviazione del progetto

Q&A

La sezione Q&A consente agli utenti VDR di interagire su questioni importanti e di risolvere rapidamente le domande con le seguenti funzionalità di Ideals Q&A:

• Flusso di lavoro e ruoli Q&A personalizzabili. Ideals consente agli utenti di personalizzare il flusso di lavoro e i ruoli Q&A in base alle esigenze dell’affare o del progetto.
• Assegnazione di esperti. Quando si pubblica una domanda, l’utente può classificarla nell’argomento più appropriato, ad esempio Legale, Fiscale, Intellettuale, Marketing o Finanziario. Un amministratore può quindi assegnare una domanda a un esperto pertinente, oppure la domanda può essere assegnata automaticamente.
• Discussione dal vivo. Gli utenti di Ideals possono interagire in modo sicuro tra loro in un forum dal vivo protetto con permessi di accesso specifici per ogni persona. Chiunque abbia i permessi può accedere alle varie discussioni e inviare risposte.
• FAQ. Questa funzione consente di preparare un elenco delle domande più frequenti e delle relative risposte, in modo che gli utenti possano farvi riferimento in caso di problemi. Questo può migliorare significativamente la collaborazione su un affare o un progetto e facilitarne la chiusura.
• Stato delle domande. L’amministratore o un esperto assegnato può aggiungere uno stato a ogni domanda posta. Questo aiuta a risparmiare il tempo dell’amministratore o dell’esperto e migliora la collaborazione sull’affare o sul progetto. Gli stati delle domande offerti da Ideals sono Risposta inviata, Chiusa e Riaperta.
• Rapporti sulle domande e risposte. Questa funzione consente di ottenere rapporti dettagliati su tutte le comunicazioni Q&A. È particolarmente utile per scopi legali. Un rapporto Q&A può essere esportato in un foglio di calcolo.
• Accesso granulare alle discussioni. Con questa funzione, gli amministratori possono controllare l’accesso alle discussioni riservate fornendo un accesso granulare alle discussioni e agli allegati. In questo modo, gli utenti possono accedere solo ai forum a cui partecipano.

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