Virtual Data Room per M&A

Cos’è l’M&A?

Le operazioni di fusione e acquisizione (M&A) si verificano quando due o più società si uniscono per formare un’unica entità commerciale. La procedura può richiedere da pochi mesi a diversi anni e consiste nelle fasi esplorativa, di due diligence e di integrazione post-fusione.

Fase esplorativa

All’inizio del processo di M&A, un venditore definisce cosa si aspetta dall’integrazione con l’altra società e stabilisce i criteri per i potenziali acquirenti. Successivamente, contattano le aziende che soddisfano i criteri, eseguono un’analisi di valutazione reciproca e offrono un candidato adatto.

Due diligence

Una volta che il potenziale acquirente accetta l’offerta, conduce un’analisi approfondita delle attività, delle passività, delle metriche finanziarie, della base clienti, delle risorse umane e altro ancora del venditore. L’obiettivo è quello di assicurarsi che l’operazione di M&A porti il valore atteso.

Integrazione post-fusione

Dopo una due diligence di successo, il processo di integrazione combina due aziende in una sola. I partecipanti all’M&A integrano le loro basi di conoscenza, combinano tecnologia e sistemi, decidono la politica interna comune e la cultura aziendale, organizzano nuove strutture di dipartimento e altro ancora.

In che modo le virtual data room migliorano il flusso di lavoro M&A

Protezione avanzata

Il livello di sicurezza offerto dalle migliori data room virtuali per fusioni e acquisizioni è molto simile a come le istituzioni finanziarie proteggono i loro beni.

Conformi agli standard di sicurezza riconosciuti a livello internazionale, crittografano tutti i tuoi dati e implementano le più recenti pratiche di sicurezza informatica, da più firewall all’autenticazione a due fattori. Inoltre, con l’aiuto di autorizzazioni di accesso personalizzabili, sarai in grado di controllare quali terze parti vedono quali documenti.

Tempi e costi ridotti

Quando la tua data room per M&A è disponibile su base pay-as-you-go, non devi spendere una fortuna per mantenere un data center fisico, per non parlare del fatto che i tuoi acquirenti risparmiano sulle spese di viaggio.

Inoltre, grazie a varie funzionalità avanzate, un VDR automatizza molti processi, rendendo molto più semplice e veloce la gestione dei documenti e la gestione dei problemi. Inoltre, puoi gestire diverse offerte nel tuo spazio di lavoro virtuale.

Miglior comunicazione

Con tutti i documenti necessari a portata di mano, gli acquirenti non devono recarsi nella tua data room fisica ogni volta che hanno bisogno di maggiori informazioni: possono contattarti con una domanda o una richiesta in qualsiasi momento. Ciò ti consentirà di collaborare contemporaneamente con aziende di tutto il mondo. Inoltre, è possibile semplificare il flusso di comunicazione utilizzando le funzionalità di domande e risposte e discussioni dal vivo.

data rooms M&A

Come preparare la virtual data room

Caricamento files

Con un fornitore di data room M&A di qualità superiore, il processo di preparazione della data room è facile e veloce. È sufficiente trascinare e rilasciare i file e le cartelle necessari nella finestra di caricamento. Assicurati solo che i tuoi documenti siano accurati e aggiornati.

Strutturazione del file system

Per consentire ai tuoi acquirenti di trovare rapidamente tutti i documenti di cui hanno bisogno, struttura il tuo file system. Inoltre, crea una cartella separata con tutti i documenti non riservati richiesti da tutti all’inizio dell’M&A e una cartella con file altamente riservati richiesti dalla direzione superiore prima di chiudere l’affare.

Invitare i partecipanti alla data room

Non appena il tuo file system è pronto, dai il benvenuto alle parti interessate. Indipendentemente dal numero di utenti invitati, una data room consente di assegnare varie autorizzazioni di accesso per controllare chi può visualizzare, scaricare e stampare quali file. In questo modo, sarai in grado di semplificare il processo e prevenire potenziali perdite di dati.

Criteri per la scelta di una data room per M&A

Caratteristiche di sicurezza

Sebbene le data room virtuali siano note per la loro maggiore sicurezza, il livello di protezione varia da provider a provider. Quindi, assicurati che il tuo VDR offra l’intera gamma di funzionalità di protezione dei dati, come:

  • Autenticazione a due fattori
  • Più livelli di accesso ai documenti, inclusa la modalità di visualizzazione con restrizioni quando un utente può vedere solo una parte di un documento
  • Filigrane dinamiche che appaiono sui documenti ogni volta che qualcuno li visualizza, li stampa o li scarica

Conformità di sicurezza

Quando scegli il tuo provider VDR, assicurati che:

  • Siano conformi a ISO27001 e SOC2
  • Utilizzino la sicurezza fisica, l’autenticazione a due fattori e la sorveglianza avanzata per proteggere i loro data center
  • Valutino regolarmente l’affidabilità del loro prodotto con l’aiuto di esperti indipendenti e rispettano le più recenti pratiche internazionali di sviluppo del software

Rapporti

La tua data room virtuale dovrebbe consentirti di tenere traccia di ogni azione, definire i gruppi più attivi e identificare le sezioni dei documenti visitate più frequentemente.

Una funzione di reporting e analisi integrata come questa ti aiuterà a prendere decisioni mission-critical prima che sia troppo tardi. Ad esempio, se i rappresentanti buy-side dedicano troppo tempo a determinati documenti, probabilmente hanno delle preoccupazioni, che puoi affrontare in modo proattivo.

Facilità d’uso

Una tipica transazione M&A implica la condivisione e la revisione di migliaia di documenti. Una data room virtuale di facile utilizzo con diverse funzioni di strutturazione dei dati può accelerare significativamente questo processo. Cerca un VDR che offra le seguenti funzionalità:

  • Supporto di vari formati di file
  • Accesso multilingue
  • Interfaccia mobile friendly
  • Funzionalità di scorrimento che consente di passare facilmente al seguente documento
  • Supporto di molte piattaforme, tra cui iOS e Android
  • Inviti collettivi

Q&A integrata

L’utilizzo dell’e-mail per rispondere a più domande dal lato dell’acquisto comporta problemi come rischi di perdita di dati e possibile confusione su chi ha visto cosa. Invece, considera le VDR con la funzione di Q&A.

Ti consentirà di controllare il processo di domande e risposte ordinando le domande in base a gruppi, cartelle e aree di competenza. Puoi anche generare rapporti per vedere che tipo di problemi gli utenti affrontano più spesso. Sulla base di queste informazioni, puoi creare elenchi di domande frequenti ricercabili per evitare di rispondere alle stesse domande.

Personalizzazione

Uno spazio di lavoro virtuale in stile con i colori e il logo del marchio della tua azienda ti distinguerà sicuramente dalla concorrenza. Detto questo, cerca una data room con una funzione di personalizzazione superiore.

Oltre a darti un vantaggio competitivo, ridurrà anche il lavoro manuale, consentendoti di personalizzare automaticamente i tuoi documenti con filigrane, piè di pagina e intestazioni.

L’M&A è una transazione complessa e per realizzarla è necessaria la migliore data room virtuale con la maggior parte delle caratteristiche sopra elencate. Per semplificare il processo di scelta, consulta il nostro elenco dei migliori fornitori di data room.

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